Avgjørende at leverandøren forstår behovene

Nille har inngått en forprosjektavtale med Advania hvor planen er at leverandøren skal kjøre hovedprosjektet med Microsoft Dynamics AX fra nyttår. - Sammen med leverandøren gjennomgår vi nå alle strukturer og prosesser for bedre å forstå gapet mellom eksisterende og ny løsning, sier finansdirektør og IT-ansvarlig Petter Bjørnstad i Nille.

Nilles 20.000 kvm store sentrallager på Vestby ble åpnet i 2010 og er topp moderne. Blant annet bidrar Pick by Voice til effektivt plukk. Fotos: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

Petter Bjørnstad forteller at det vil bli fattet en separat beslutning om dette mot slutten av året.

- Da vil vi utarbeide en fremdriftsplan for hovedprosjektet som først inkluderer ERP- og kasseløsning. Det siste er lagerløsningen som fortsatt er på «tegnebrettet». Den sentrale ERP-løsningen innbefatter alle sentrale prosesser som finans, økonomi, planlegging, kampanje og grunndata, sier han.

Fremtidens system

Nille har til nå benyttet Microsoft Navision som ERP-løsning, som omfatter alt fra logistikk, finans og planlegging. Løsningen er flere ganger videreutviklet.

- Vi benytter nå en kasseløsning fra Lindbak i tillegg til en ende-til-ende løsning fra svenske LS Retail. Dagens ERP- og kassaløsning vil høyst sannsynlig bli erstattet med Microsoft Dynamics AX fra Advania, sier Bjørnstad. Han legger til at Nille høsten 2012 utarbeidet en IT-strategi hvor konklusjonen var at AX er riktig ERP-system for å løse utfordringene fremover.

- Begrensningen med Navision er at vi som selskap ikke kan vokse på tvers av land. Når den sentrale ERP-løsningen er på plass har vi en plattform for videre ekspansjon over landegrensene, påpeker Bjørnstad.

Implementering av sentralt ERP-system og kassaløsning beløper seg til noen titalls millioner kroner. Mot slutten av 2014 skal de sentrale prosessene være på plass.

- Da vil vi forhåpentligvis ha et forretningssystem tilpasset våre behov, sier Bjørnstad.

Fem tilbydere

Til sammen fem tilbydere/leverandører ble i vinter invitert til å komme med sine anbud.

- Alle leverandører som var med i sluttfasen leverte gode løsningsforslag, hadde god kompetanse og flere referanser å vise til, sier Bjørnstad. - Vi var i en posisjon der vi kunne velge på øverste hylle. For oss var det avgjørende å få en god kjemi med leverandøren. Her skåret Advania høyt. De har en arbeidsmetodikk som passer vår organisasjon godt. De forsto raskt våre utfordringer og problemstillinger, og klarte å overbevise oss om at Dynamics AX var best egnet til å løse våre fremtidige utfordringer. Derfor ligger nå alt til rette for at de blir en god diskusjonspartner og kommer med tilstrekkelig støtte i implementeringsfasen som starter fra nyttår 2014, sier Bjørnstad.

Suksessfull implementering

- For oss er det avgjørende at leverandøren forstår våre behov og krav slik at ERP-implementeringen blir optimal. Vi har valgt et forretningssystem som vil effektivisere forretningsprosessene på tvers av salgskanaler, land og regioner og samtidig betjene alle selskapsdimensjoner. Målet er å redusere tidsforbruket til et minimum. Vel så viktig er å fatte riktige beslutninger og foreta rette valg, understreker Bjørnstad.

Nært samarbeid

- IT-konsulentene i Advania vil oppholde seg flere måneder i vår organisasjon og gjennomføre arbeidsmøter på tvers av funksjoner og avdelinger. Vi må derfor samarbeide med en partner som forstår vår organisasjon til fingerspissene og som sammen med oss skreddersyr en fremtidsrettet løsning. De må også utfordre oss på områder der vår kompetanse ikke strekker til og komme med nødvendige korreksjoner. Disse må fremlegges på en slik måte at resten av organisasjonen forstår prosessendringene.

Sentral ERP-løsning

Finans- og økonomi ligger i den sentrale ERP-løsningen. Det samme gjør all logikk og sentrale prosesser, som utarbeidelse av markedskampanjer. Håndtering av master- og grunndata og sortimentsanalyser skjer også her. Forretningssystemet omfatter også kasse- og salgsdata og varebeholdningslogikk. Replenishment (kalkulering av bestillinger til butikk og grossist) er ikke en del av denne løsningen. Den er levert av Relex.

Bedre oversikt og effektivitet

Kasseløsningen fra Lindbak har økt effektiviteten og har til nå fungert problemfritt i Nilles butikker.

- Vi er mer opptatt av grensesnittet mellom antall løsninger og installasjoner. Fire løsninger flyter hit og dit fra to leverandører som til enhver tid skal snakke sammen. Når det skal utvikles ny funksjonalitet, skjer det i Navision og i våre kasseløsninger som krever omfattende testing. Det kan lett oppstå feil, noe som medfører økt ressursbruk. Med en integrert løsning unngår vi slike problemstillinger i forbindelse med utvikling, testing og kvalitetssikring. Derfor vil vi etter hvert si opp avtalen med Lindbak.

Flere prosesser samtidig

I løpet av året vil Nille utarbeide en fremdriftsplan for selve implementeringen.

- Vår utfordring er at vi kjører flere prosesser samtidig. IKT-implementeringen må derfor skje smertefritt slik at vi raskt kan dra ut gevinstene i prosjektet. Vi må være realistiske til bruk av interne ressurser i forhold til våre andre løpende oppgaver. Den største utfordringen er å time prosessene riktig, sier Bjørnstad. - Overgangen fra eksisterende til nytt system må foregå uten nedetid. Ellers kan det påvirke forretningsvirksomheten i negativ retning. Vi kjører ingen Big Bang-prosess. Det hele vil skje kontrollert og med lav risiko.

Lagerløsning

- I forbindelse med lagerløsningen vil vi vurdere å bruke Dynamics AX eller en fullverdig ekstern WMS-løsning. Vi er inne i siste fase hvor første delmål er å kjøre det sentrale ERP-systemet og kasseløsningen. Sammen med Advania vil vi bruke tid på å forstå systemet fullt ut slik at vi kan danne oss et bilde av hva AX kan gjøre for oss på logistikkområdet.

Sparer oss for plunder og heft

Løsningen fra Advania vil rasjonalisere funksjoner og drift hos Nille.

- Det vil spare oss for kostnader, plunder og heft. Behovet for å utvikle spesialløsninger blir mindre. Vi har store forhåpninger til å implementere standardløsningene i AX. Vi registrerer at Microsoft nå bruker enormt mye tid og ressurser på utviklingen av ny funksjonalitet som vi på sikt kan dra nytte av, avslutter Bjørnstad.

Sentrallager på Vestby

Nille har full styring med verdikjeden. Bjørnstad forteller at de har en egen grossistvirksomhet hvor 95 prosent av varene går gjennom selskapets 20.000 kvm store sentrallager på Vestby som ble åpnet i 2010. 70 prosent av varene kommer fra Østen i containere til Moss havn som fraktes til sentrallageret. I tillegg mottar selskapet store varemengder fra europeiske destinasjoner med bil.

Her i landet har kjeden 400 butikker og Bjørnstad forteller at de følger året fra farsdag, morsdag, karneval, valentinsdag, midtsommer, skolestart eller Halloween.

- Høysesonger er advent, jul og påske. Vi har løpende kampanjer gjennom hele året og en viktig funksjon er håndtering og plukking av varer til disse. En annen sentral oppgave er påfyll av varer til vårt fastvaresortiment som løper hele året. - Dette krever god planlegging og logistikkrutiner hos våre kampanjeplanleggere og vareinnkjøpere. Etter at vi flyttet inn i vårt nye sentrallager har effektiviteten økt hvert år, avslutter Petter Bjørnstad.

-----------------

Nille AS er en ledende norsk lavpriskjede med en omsetning på ca. 1,5 milliarder korner og 1.800 ansatte. Butikkonseptet har fokus på utvalgte produktkategorier og sesongvarer og her i landet har kjeden nærmere 400 butikker fra Kirkenes i nord til Lindesnes i sør. Kjeden eies av BC Partners og har ambisiøse vekstplaner. Hvert år åpnes vi 15 til 20 nye butikker. I 2011 etablerte den seg i Sverige med 5 butikker.

Advania AS (tidligere Hands AS) er et applikasjons- og konsulentselskap som leverer bransjetilpassede forretningssystemer med tilhørende tjenester til mellomstore og større bedrifter. I systemene inngår standard ERP (virksomhetskritiske løsninger), BI (rapportering), portal-løsninger samt integrasjonsverktøy for å koble sammen ulike løsninger. IT-selskapet er den største forhandleren av Microsoft Dynamics i Norge, har 150 kunder og 140 medarbeidere på kontorer i Oslo, Bergen, Stavanger og Sandefjord.

www.logistikk-ledelse.no © 2013

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!