TOOLS: Vellykket fusjonsprosess ved hjelp av ISO-standarder
Vellykket fusjonsprosess ved hjelp av ISO-standarder
ISO-standarder var verktøyet TOOLS AS valgte da de skulle omdanne tre sterke og selvstendige regioner til én, samvirkende, landsdekkende enhet.
Koordinator og servicemekaniker, Trygve Finseth (t.v.) og faglig leder og kontrollør, Jan Roger Gjetøy, forteller om en kundemasse som har høye krav: - Ingen tvil om at det er viktig at vi følger opp. Vi føler vel at det ligger til grunn form alt vi gjør. De er korte avstander mellom oss og ledelsen, og vi kommuniserer godt om de nye standardene, påpeker de to. Foto: Nils Erik Langva
Nils Erik Langva
Andre, som har syslet med større fusjonsprosesser, det være seg av det ene eller det andre slaget, har gjerne bragt i erfaring at operasjoner av denne typen ikke akkurat er hva som kan kalles en quick fix. Men i gjennomføringen har TOOLS har sin egen "ISO-lde" i Molde: Anne Karin Hustad Øyen, som har vært sentral i arbeidet med implementering av standardene.
Selskapet sier om seg selv på websidene sine: "TOOLS er en landsdekkende kjede som utstyrer industrien med mekanisk forbruksmateriell og industrirekvisita. Kjeden henvender seg til yrkesbrukere".
ISO måtte til
Så langt, så greit. Men så var det altså dette med omforente målsettinger, identiske handlinger og like god service for de mest ulike kunder, med leveringsadresse på både mulige og nær umulige lokasjoner. Samhandling måtte til.
Av flere grunner, og blant mange organisasjonsmodeller, som hevder å være den eneste rette, valgte organisasjonen å sikte mot sertifisering for ISO-standarder.
Må disiplinere oss
Viktig i gjennomføringen, også på landsbasis, er altså Hustad Øyen. Hun er, KMA-ansvarlig, hvilket utlagt er; ansvarlig for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø.
- Vi har hatt skarpt fokus på de tre punktene som reflekteres i tittelen min. Målsettinger som gjelder kvalitet, miljø og arbeidsmiljø skal veie like tungt som økonomiske mål. Ingen av våre mål betraktes som gjeldende før kvalitet og miljø er integrerte, med konkrete formulering på alle tre punktene, påpeker hun.
- Smukt og vakkert, naturligvis, men etter hvert som kortpustede, europeiske aktører påfører norske markeder stadig sterkere åndenød, kan det vel hende at tallene på bunnlinjene får den dominerende oppmerksomhet. Også hos TOOLS?
- Alt arbeidet med omdannelse til ett selskap, og den parallelle innføringen av ISO, har hatt klar forutsetninger om likeverd mellom disse målsettingene.
Vi kvalitetssikrer denne prioriteringen gjennom de rutiner som er satt opp og vedtatte. Og nettopp gode rutiner, som er dynamiske i den forstand at de gjennomgår jevnlige evalueringer og nødvendige endringer, er god sikring for at miljø og økonomi går hånd i hånd.
Men det er også klart at vi må disiplinere oss. På alle plan og på alle nivåer. Gode forsetter er flott, men ikke hele jobben. På langt nær, sier Hustad Øyen.
Ekstra standard
I alt har TOOLS hatt 58 avdelinger på landsbasis, som altså var underlagt tre regioner, som har stått sterkt, med hensyn til egne ordninger og rutiner, ikke unntatt lokale kulturer - og viljer, forstår vi.
Arbeidet med å innføre ISO-standarder har tatt et par år, mens den formelle avslutning med å bringe regionene sammen, skjedde første april i år. Sertifiseringen av standardene foretas av Det Norske Veritas, og sertifikatene blir utstedt i september.
Det siste halvannet året har TOOLS hatt egne prosjektgrupper som har jobbet med sertifisering innenfor ISO 9001, en standard som gjelder kvalitetssystemer og ISO 14001, som tar for seg miljøsystemene i en virksomhet. I tillegg har TOOLS jobbet mot godkjenning etter standarden OHSAS 18001 som er gjeldende for sikkerhets- og helsevurdering av arbeidsmiljøet.
Ikke mangel på alternativer
Her i bladet har vi flere ganger belyst at utbudet av organisasjonsmodeller og standarder for kvalitetssystemer, produksjon, logistikk, hele verdikjeden, m.m. ikke nettopp preges av mangel på alternativer.
Heller ikke kan det sies at Kongeriket plages av fravær i kurstilbud som formidler de utvalgte sannheter. Så mange har sett lyset, etter den typen seanser, at det burde være mer enn månelyst, fra landsende til landsende. I alle fall når regningene kommer på bordet vedrørende konsulentbistand, nedsatt produksjon under implementering og depressiv etterbyrd når alt er tilbake til det gamle, og Olsen på lageret får sin stund med det evige motto, "var det ikke det jeg sa?".
ISOs omfattende standarder har kanskje et begredelig omfang for dem som ikke helt får dem til.
La humla suse?
For et par tiår siden bølget to begreper ustoppelig frem og tilbake i kabinen på ethvert forretningsfly med respekt for seg selv: Megabyte og ISO. Forbindelsen mellom de to er ikke påfallende. Men tilfeldig nevnt, med beleven nonsjalanse, ga dette inntrykk av man var "på nett", som det ble hetende i påbudt lingua for fremadstormende, vellykkede.
Noen av de "omvendte" mente å ha grunnlag for å spå, at virksomheter uten ISO-sertifiseringen i løpet av de nærmeste 14 måneder, kunne forvente seg en krank skjebne.
Helt slik ble ikke fremtiden. De som har gått dukken, møtte i det store og hele sin skjebne av ganske andre grunner. Mens en mengde bedrifter og andre virksomheter, utviklet seg, vokste og struttet av markedsmessig selvtillit, aldeles uten en eneste standard i hus.
Flere og større kunder
- Tross disse mistrøstige betraktninger, hvorfor nettopp ISO, Hustad Øyen?:
- Man kan nok i forholdsvis stor grad hevde at alle anerkjente standarder og systemer kan levere gode resultater dersom de implementeres og brukes seriøst. Men ingen systemer kan fungere godt for den bedriften som ikke vet hvor den vil eller som mangler elementære målsettinger.
De valgene som er gjort av TOOLS henger sammen med mange forhold. En av de sterke driverne har faktisk vært vår egen vekst, med flere, og mye større kunder. Vi kan bruke Molde som illustrerende eksempel. Rett utenfor vår egen dørstokk ligger store bedrifter som leverer de mest avanserte komponenter til verftsindustrien. Denne møter tøffe krav fra sine kunder og leverandører, noe som reflekteres i forholdet deres til oss.
I nabokommunen ligger det enorme gassanlegget på Aukra, der flere av våre største kunder er lokalisert. Også her møter vi miljøer som er avanserte på alle områder.
Mest krevende markeder
- Innenfor de segmentene vi leverer til, og som antydningsvis er nevnt, finner vi bedrifter som arbeider i noen av de internasjonalt mest krevende markeder på kloden, sier hun videre. - Kundene deres tar alt annet enn lett på leveranser, og har god oversikt på, og mange krav til verdikjeden for de lokale bedriftene. De internasjonale kundene aksepterer for eksempel ikke at de lokale bedriftene knytter til seg hvem som helst for underleveranser av materiell eller tjenester. Og det berører naturligvis TOOLS direkte. Vi må kort og godt være kvalitativt på høyden som utstyrsleverandør.
Alle våre avdelinger har møtt innkjøpsavdelinger som i høy og økende grad er blitt bedre og mer profesjonaliserte. Flere av dem var ISO-sertifiserte, og stilte spørsmål om hva vi tenkte i disse sammenhengene. I grunnen hadde vi ikke noe valg til slutt.
Men når så mye er sagt, vil jeg igjen understreke at ISO passet veldig fint som verktøy for vårt interne behov for integrering og samordning på landsbasis. Det er en fantastisk sjekkliste. Den hjelper oss til å få på plass de tingene vi må ha på plass.
Beste praksis
- Sjekklister kan vel skaffes til veie på enklere vis?
- Jeg tror man skal være klar over at jeg snakker om ganske dyptgående og vidtfavnende prosesser i alle deler av organisasjonen. Veldig gode prosesser vil jeg gjerne tilføye.
- Ikke ISO på CD, med andre ord?
- Vi har ikke vært fristet til å kjøpe et sett med ferdige rutinesamlinger på CD, nei. Jeg tror denne typen prosesser og nyorienteringer er helt avhengig av "håndarbeid". Vi må selv ta avgjørelse om hva standardene skal inneholde og omfatte, og vi må på egenhånd fremskaffe alt grunnlagsmateriale, med basis i den faktiske situasjonen i egen bedrift. Bare når vi har god oversikt på hvordan tingene fungerer - helst svært detaljert - er vi i stand til å se hva som fungerer dårlig og hvilke type endringer som på gjøres.
- Hvordan arbeidet prosjektgruppene?
- Den overordnede tankegangen ligner svært mye på hvordan man jobber med beste praksis-metoden. Vi reiste landet rundt, og spurte på lokalt nivå hvordan tingene faktisk gjøres, hvilke rutiner som gjelder og hvordan praktiske ting utføres.
Omfattende arbeid
På bakgrunn av materialet som ble samlet inn er det utarbeidet håndbøker og rutinesamlinger. Hustad Øyen understreker at det er lagt stor innsats i å lage rollebeskrivelser for den enkelte i selskapet. Denne er ikke oppfattet som en tradisjonell stillingsinstruks, mer som retningslinjer som beskriver forventet adferd.
Rollebeskrivelsen forteller ikke bare om ansvar i forhold til arbeidsoppgavene, men også hvilke myndighet den enkelte har til handling og avgjørelse. Et viktig poeng er, at innenfor gitte rammer kan man på lokalt hold beskrive et handlingsmønster som er annerledes enn i et annet distrikt, ganske enkelt fordi lokale forhold gjør dette nødvendig. Men overliggende er at alt slikt skal dokumenteres og være del av gjeldende rutinesamling.
- Vårt miljø, som er kunder og egne leverandører, er som nevnt, i økende grad sertifisert og bruker solid dokumentasjon i sin verdikjede. Da må vi følge opp om vi ønsker fortsatt å være del av dette miljøet. Sier Hustad Øyen.
Så får det vel heller stå sin prøve at sagnenes Isolde - i hundrer av ridderhistorier og ballader om Tristan og Isolde - satte sine standarder på ganske andre områder.
----------------
TOOLS AS er Norges ledende leverandør av varer og tjenester til håndverkere og industriarbeidere, og er en landsdekkende kjede som utstyrer håndverkere og industrien med forbruksmateriell og rekvisita.
Kjeden henvender seg til yrkesbrukere og samarbeider med noen av markedets kjente leverandører.
Selskapet har 700 rådgivere og 58 butikker over hele Norge.
Sakkyndig virksomhet SV 102
TOOLS AS er sertifisert for å utføre sakkyndig kontroll av arbeidsutstyr i kontrollområde G10 - Hånddrevne kraner/ løfteinnretninger og G11/RX - Løst løfteredskap.
De nye HMS-forskriftene om administrative ordninger på Arbeidstilsynets område - nr. 1360 § 8-5 - krever at arbeidsutstyr for flytting av gods, masse og personell, skal være gjenstand for sakkyndig kontroll. I henhold til "Forskrift om administrative ordninger på Arbeidstilsynets område - nr. 1360 § 8-4", skal virksomheter som utfører sakkyndig kontroll være sertifisert av et sertifiseringsorgan.
Norsk Sertifisering AS er TOOLS´ sertifiseringsorgan innenfor dette området.
----------------
Anne Karin Hustad Øyen tiltrådte som KMA-ansvarlig i TOOLS AS i januar 2012, etter å ha vært driftssjef i TOOLS Nord AS, avdeling Molde i to år. Tidligere var hun salgs- og markedskoordinator, kvalitetsansvarlig og edb-ansvarlig i flere år i Lønsethagen Industrivarer AS i Molde, og før det forskningsassistent i Møreforsking i Molde, og hjelpelærer ved Høgskolen i Molde.
Hustad Øyen begynte yrkeskarrieren som konsulent og førstekonsulent i NSB Gods i Oslo i 1987. Hun er cand.mag. fra Møre og Romsdal distriktshøgskole i Molde der hun har studert transportfag og organisasjonsledelse. Dessuten har hun blant annet ettårig påbyggingsstudium i statsvitenskap og offentlig administrasjon.
- Vi har hengt opp instrukser som beskriver hvordan vi skal håndtere kundetilpassende leveringsløsninger, forteller Anne Karin Hustad Øyen. - Disse beskriver hva skal gjøres av hvem til hvilket tidspunkt, når det gjelder blant annet plukking, pakking, merking og varelevering. Dette for å sikre at vi til enhver tid tilfredsstiller de kundekrav som er avtalt. Foto: Nils Erik Langva
www.logistikk-ledelse.no © 2013
