Skyen er nede "på jorda"

Tingstad satser på nettskyen. Men jordnært og praktisk: - Vi kan ikke tape bakkekontakten, og glemme at hensikten med nyorientering er å gjøre oss til en bedre leverandør, understreker markedssjef Tore Alm-Ingebrigtsen.

Hans-Christian Brændeland (t.v.), Frode Østerbø og logistikksjef Karl Johan Blindheim. Sistnevnte med festemateriell av den mer solide typen til venstre for seg. De konstaterer at tjenestene i nettskyen har vært problemfri for lageret, og at ad hoc-overtid hører fortiden til. Bak veggen ligger det automatiske lagrings- og plukksystemet AutoStore som vakte oppsikt da monteringen fant sted for få år siden. Foto: Nils Erik Langva

Nils Erik Langva

Skyen skal ned "på jorda", har vært overordnet hensyn, sier Alm-Ingebrigtsen. Alle typer praktikere skal kunne ta i bruk sin del av systemet umiddelbart, uten tanke på om datagrunnlaget befinner her eller der.

Migreringen til nettskyen var ferdige i april i fjor.

Tingstad har hovedkontor og hovedlager i Breivika i Ålesund, og er markedets førende aktør for skuer og mutrer, kort sagt festemateriell. Som en del av Koppernæs konsernet har de også så ulike produkter som fiskemel, fiskeoljer, forskjellige kjemikalier og redningsmateriell for sjøverts trafikk. Konsernet er organisert i selskapene, Tingstad, Brude Safety og Vedde. Den siste bedriften har produsert fiskemel fra helt tilbake til 1925, men satser i økende grad på høykvalitets fiskeoljer.

Lavt skydekke

Begrepet cloud computing, fløt innover perifert oppdaterte næringslivsledere som klamt og lavt skydekke for ikke så mange år siden. Sikten ble enda mer uklar, i et terreng overgrodd med et villnis av dårlig, angloamerikansk IT-sjargong. Alt mens kompassnålen uoppholdelig pekte mot virtualisering. Hvor nå enn det måtte være. Mang en liten og mellomstor virksomhet valgte nok å famle seg frem etter foreldet kart, der selv ikke de nødtørftigste sikkerhetskopieringer (jfr. backup) eller oppdateringer var avmerket.

Så kan man vel forestille seg både frykt og leven, når skybasert databehandling innebærer at forretningskritiske data, og programvare, skal legges på maskiner utenfor eget hus, at nye kurspakker for bare måtelig interesserte ansatte kan forventes fakturert i en ikke alt for fjern fremtid:

- Problemene har vært forbausende få, sier teknisk leder IKT hos Tingstad, Asbjørn Kjersem:

- Etter at ny programvare var på plass, og nødvendige installasjoner utført, kunne vi ta i bruk alle ønskede funksjoner umiddelbart.

Som leverandør til skipsbyggingsdustrien, og andre, som har høye krav til leveringsdyktighet, var spenningsnivået høyt før vi kunne konstatere at alt gikk slik vi planla for, og håpte. Nedetiden, som er en forretningskritisk parameter for oss, viste bedring så å si umiddelbart. Aller gledeligst er at forbedringene fortsetter å melde seg, og at de holder seg.

Lite opplæring

- Flaks, god planlegging eller innebygde fordeler, når systemet spilte "på lag" med en gang?

- Vi har valgt Microsofts løsninger i nettskyen, og må vel være ærlige å si at den totale arkitekturen, og samhandlingen mellom programmene i pakken, skal ha hovedæren. Ikke for det, vi planla veldig nøye vi, men fikk altså en god del "gratis" også.

Ansatte, som allerede bruker de kjente Officeproduktene, kom til kjente funksjoner og skjermbilder, og for dem ble overgangen myk. Vi har hatt som et fastlagt mål at brukerne skulle slippe lang innføring, både for å spare kostnader, og forhindre ineffektiv og mangelfull utnyttelse.

En konsekvens av systemets brukervennlighet er at vi ikke hatt noe stort behov for kursing, selv om en viss opplæring vil være nødvendige når et helt konsern omfattes av denne typen prosjekter. Sammen med leverandøren la vi opp til et veldig godt løp for alle prosessene, selvsagt også motivasjon av de ansatte

- Ny CRM har vært forholdsvis enkel å ta i bruk fordi mange elementer samsvarer med hva som er i vanlig Outlook. Dette er et godt eksempel på gjenkjenningseffekt som gir økt effektivitet og bedre brukeropplevelser, sier konsernets IKT-sjef, Arne Nafstad på MS Lync fra Oslo.

Etter behov

IKT-sjefen påpeker at konsernet ganske raskt konstaterte at samhandling og kommunikasjon ble bedre:

- Microsoft Office 365, som er kontorprogrampakken, er veldig godt sydd sammen med de andre elementene. En annen av fordelene med pakken er at vi betaler kun for de delene vi har behov for. Dessuten slipper vi å tenke på oppdateringer fordi skytjenesten sikrer siste versjon til enhver tid. Til sist ligger det også god økonomi i at vi er kvitt driftingen fordi dette også ligger som en tjeneste i skyen.

- Hvorfor akkurat Microsoft?

- Google var også en del av vurderingsgrunnlaget. Til syvende og sist falt avgjørelsen som følge av en totalvurdering, der de viktigste elementene var at plattformen til Microsoft sikrer gode muligheter for videre utvikling og fremtidig tilpassing til andre systemer og løsninger.

- Tingstad har i lang tid vært godt oppdatert, både med intranett og egen portal for kunder og ansatte, for å nevne noe. Men dere har vært på Lotus plattformen til denne omleggingen kom.

- Problemet med Lotus Notes er rett og slett at de har få applikasjoner etter hvert. Vi ser også at i nærmiljøet til hovedkontoret vårt i Ålesund så forsvinner kompetansen mer og mer hos leverandørene. Jeg fristes til å si dessverre. For vi kan absolutt si mye godt om Lotus. Men fremtiden krever mer enn de har. Når beslutningen først var tatt så har for eksempel migreringen fra Notes til Exchange online i bunn og grunn vært et prosjekt vi ikke har tvilt på.

- Hvilken plass får Movex, som dere har brukt?

- Vi kaster ikke ut den. Skyløsningen gir i prinsippet mulighet til bruk av hvilken som helst programvare. Selv om leverandøren av tjenesten ikke har rettigheter for en spesiell programvare, så har jo seriøse leverandører av skytjenester avtaler med alle rettighetshavere, slik at man er sikret enhver relevant oppdatering av programmer.

Problemet med Movex er integreringen mot nettbrett og smarttelefoner. For øvrig er nettbrett i salgssammenheng for eksempel, ennå på prøvestadiet hos oss.

Behovene må avklares

- For virksomheter som ennå måte være usikre på om de skal seile ut på skyen, hvordan vil du oppsummere erfaringene til Tingstad?

- Som alltid må man vurdere fordeler mot bakdeler, i lys av de behovene man har i egen organisasjon, og ikke minst i forhold til kundene. Selv med smertefri prosjektgjennomføring vil utfordringene alltid vise seg store nok til at dette ikke er noe bedriftene skal gå i gang uten avklarte behov, gode kravspesifikasjoner, og gode og omfattende forberedelser.

- For Tingstads del kan jeg vanskelig se at vi hadde noen vei utenom. Og kort sagt er fordelene, slik jeg har skrevet i et notat til alle ansatte:

Vi som er på IT-siden er veldig fornøyde med omleggingen, og mitt inntrykk et at brukerne også er svært begeistret. I alle fall er min konklusjon at vi har byttet til et system som er fremtidsrettet. Et veldig viktig poeng for konsernet er den mye enklere administrasjonen av systemet. Alt i alt oppleves resultatene som positive løft i hverdagen.

 

---------------------

Markedssjef Tore Alm-Ingebrigtsen:

Kundekontakt er den viktigste delen

- Vi er en handelbedrift. Fra mitt perspektiv må vi derfor evne at effektivisering av aktivitetene våre, samtidig gir bedre kundetilnærming, sier salgssjef Tore Alm-Ingebrigtsen.

Han har årlig over 100 reisedøgn, og har hele tiden behov for å ha full kontroll på egne og andres kalendere, og samtidig ha tilgang på e-post og en rekke andre, interne ressurser.

- I krevende markeder gir salgsprosessene oss ofte store utfordringer, der vi må presentere løsninger på stående fot. Kanskje sitter selgerne langt unna, men har behov for å diskutere enkelheter, der og da. Et eksempel jeg vil nevne er et ad hoc-møte for kort tid siden, med en av våre ansatte som befant seg i fjerne Østen. Vi hadde videkontakt, som også andre systemer også har. Men her kunne vi samarbeide med Office-dokumenter i sanntid, samtidig som vi hadde levende kommunikasjon på skjerm.

Vi slapp å fomle med ukjente programmer for å hente frem dokumentasjonen som trengtes. Når presset er stort, og minuttene teller, er fordelen veldig stor når man kan operere i kjent, og identisk elektroniske miljø, uansett hva man skal gjøre.

Å komme over i Windowsverdenen var en radikal forbedring for meg. Med Office 365 har jeg et verktøy som helt klart betyr mye i hverdagen min, enten jeg er på smarttelefon, nettbrett eller PC. En klar forbedring ved å kommunisere på tvers, på bedre måter, er at vi slipper all etterkommunikasjon når vi kommer tilbake, enten dette gjelder logistikk, kundeinformasjon eller annet. Slikt arbeid er svært kostbare tidstyver.

- Men hvor blir kundeorientering av her?

- Den er verken gått tapt eller glemt i omstillingsprosjektene våre, som vi faktisk har hatt kontinuerlige en fire års tid. I denne perioden har greid å holde opp aktivitetsnivået, og produserer nå mer med færre ansatte

Når det gjelder dataomstillinger, har vi hele tiden vært klar over at PC-en ikke skaffer oss en eneste kunde. Så et veldig viktig, tilleggsprosjekt har vært å kartlegge og dokumentere hvorfor noen selgere har bedre resultater. Erfaringene har gitt oss et sett med rutiner for hvordan vi tilnærmer oss nye og eksisterende kunder, og hvordan disse kan implementeres i det nye systemet. I tillegg har de ansatte forslått et sett med Tingstad-standarder, som er vedtatt og gjort til gjeldene rutiner på flere områder.

Man kan aldri glemme at datasystemet kun er en støtte for de løsninger og tiltak vi selv skaper. Vi er ikke alene om å fornye oss på IT-siden. Derfor setter nye systemer egentlig krav til oss om å tenke enda smartere enn i går på andre områder også.

Redusert nedetid

- Fra et rent logistikksynspunkt er fravær av nedetid for anlegget mest utfordrende. Nyhetene på IT-siden er mer driftssikre, og nedetid er praktisk talt eliminert, sier logistikksjef Karl Johan Blindheim:

- For en leverandør er jo gode resultater forretningskritiske. Ved et omfattende strømbrudd i landsdelen forleden kunne vi til alles lettelse konstaterte at restarten av programmene i nettskyen gikk helt problemfritt.

For lager og logistikk ga omleggingene nesten ikke problemer. Praktisk talt alt var oppe og gikk med en gang etter implementering. Vårt gamle system krevde forholdsvis lange perioder med ad hoc-overtid. Vi regnet nesten med det, som del av normal drift. I dag er overtid er sjeldenhet.

- Overtiden er gått ned til 0. Resultatet kom raskt, og har holdt seg hele veien, supplerer, Frode Østerbø, som jobber i produksjonen.

- Da kan dere vel ta skrittet fullt ut, og avertere smitt og smule i IT-avdelingen til salgs?

- Jeg tror vi bør ha serverkapasitet og kompetanse på huset, i alle fall til en viss grad. Jeg føler meg ikke fullstendig trygg med absolutt alt i skyen, sier logistikksjefen:

- Denne bransjen har på mange måter vært veldig konservativ. Nå ser vi at tiden er inne til å tenke verdikjede i et videre perspektiv, for eksempel integrering mot kundene i enda større grad. Da må vi ha IT-løsninger som skaper mulighetene, og nå føler jeg at vi er nettopp der.

- De senere årene har vi fått et stadig nærmere samarbeid med logistikkstudiene ved høyskolene i både Ålesund og Molde. Elevgrupper kommer ofte på besøk i studieøyemed, og bedrifter i andre bransjer kommer også for å lære om oppleggene våre. Vi får vel tro at interessen er resultat av at vi er på rett spor.

---------------------

Bjørn Stafseth i Cloudstep:

Nettskyen er blitt standard

- På bare et par års tid har nettskyen endret seg fra mystisk raritet, til å etablere seg som standard, sier daglig leder Bjørn Stafseth i den ålesundbaserte IT-leverandøren, Cloudstep, som helt og holdent har basert seg på nettskyen, og som har levert løsningene til Tingstad.

- Utviklingen har gått med voldsom hastighet, både for vårt firma, og skybaserte tjenester, sier Stafseth som mener at nettjenesten ble raskt akseptert av næringslivet.

- Alle investeringer må kapitaliseres, og noen som nøler har kanskje nyinnkjøpte ressurser på IT-siden. Min påstand er imidlertid at kostandene i nettskyen kommer ned mot brøkdeler av hva kostnadene er ved å ha alt i eget hus. Driftssikkerheten er mye bedre, fordi seriøse leverandører har de best tenkelige ressursene på alle områder, enten vi snakker maskinvare eller programmer. Driftingen skjer på døgnkontinuerlig og helt sikker basis.

Små, mest å tjene

- For ganske kort tid siden var mindre virksomheter redde for at den såkalte virtualiseringen skulle koste for mye, simpelthen tappe dem for økonomiske ressurser. Noen eksperter kunne til og med hevde at nettskyen i realiteten er en løsning for de store, fordi bedriftene trenger god IT-kompetanse "innomhus", tross alt?

- Jeg er absolutt uenig i denne typen argumenter, og mener at de ikke har noen relevans overhodet. Faktum er at små virksomheter har aller mest å tjene, relativt sett. I skyen får de en toppkvalifisert IT-avdeling, og de aller nyeste programmene, billigere enn de kan klare å gjøre anskaffelsene selv. Bare tenk på all den kapasiteten som frigis i småbedrifter, til å ta seg av aktivitetene som genererer inntekter, i stedet for å knote med IT-problemer som kanskje ikke er så lette å forstå for andre enn ekspertene.

- Lenge til IT-avdelingen er redusert til et kontaktpunkt i veggen?

- Trenden i dag er såkalt hybridløsninger, med en kombinasjon av tjenester i nettskyen og fortsatt en server og kanskje noen programmer i egen bedrift. For mange er kostandene kanskje uforholdsmessig store ved å hive ut helt nye ting. Noen tenker også ekstra sikkerhet. Tidligere hadde man spørsmålet om linjekapasiteter også, men den biten er ikke noe problem lenger.

Vi ser vel at triggeren for å velge nettskyen er at deler av egne ressurser må fornyes eller trenger omfattende oppgradering. Noen ser også at de ønsker Exchange for bedre e-post og CRM, og i dag er dette kanskje den kraftigste motivasjonsfaktoren for migrering. Men vi har allerede kunder som legger alt ut i skyen. Og i løpet av bare 2-3 år forventer jeg at dette blir normen, hevder Stafseth.

Mye støtte

Cloudstep ble etablert i 2011 av Stafseth og kollegaen Øyvind Mogstad Tørlen. Begge kom fra microsoftmiljøet. De tenke at programvare, som tjeneste i nettskyen, var fremtiden, og valgte å satse på samme programvarehuset, der de hadde ansettelse. De mente å kjenne løsningene godt nok til at de kunne presentere konseptet sitt i markedet, praktisk talt i samme øyeblikk som de gikk ut døra fra sin tidligere arbeidsplass. I prosessen med sitt nye selskap har de fått mye støtte fra sin tidligere arbeidsgiver.

Stafseth forteller at hadde sine første kunder bare få dager etter etableringen. Til denne dag har de ikke brukt fem øre til markedsføring. Likevel er omsetningen steget til 14 millioner. Antallet ansatte er steget fra 2 til seks, og de regner med å være ti innen året er omme. I følge Stafseth har Cloudstep kunder i alle bransjer og i alle størrelser. Selskapet har vokst seg til en av Norges største innen skybaserte IT-tjenester på under 2 år.

Sentrale medarbeidere i forbindelse med IT-omleggingen hos Tingstad, markedssjef, Tore Alm-Ingebrigtsen (t.v.), teknisk leder IKT, Asbjørn Kjersem og forretningsutvikler, Karl Jan Brennholm. Foto: Nils Erik Langva

www.logistikk-ledelse.no © 2013

2013_it1305_1B.jpg

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!