Mobil verktøy gir store administrative besparelser

NLI Industriservice har oppnådd store administrative besparelser siden de tok i bruk standard Handyman-løsning fra ePocket Solutions i fjor med Microsoft Dynamics NAV integrasjon. - Vi har lettet time- og materialfangsten og oppnådd bedre prosjektkontroll, forteller avdelingsleder Ole-Martin Lunde i selskapet.

Servicetekniker Tor Arne Ingebrigtsen hos NLI Industriservice har stor nytte av Handyman i sine montøroppdrag. Foto: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

Ole-Martin Lunde forteller at den nye mobile løsningen har overflødiggjort to medarbeidere i serviceavdelingen som tidligere utelukkende holdt på med manuell inntasting av fakturaunderlag. Han mener mobile arbeidsverktøy er helt avgjørende for å oppnå ytterligere vekst.

Flerfaglig selskap

NLI Industriservice er et flerfaglig selskap som betjener kommunale- og næringsselskaper i Grenland, i tillegg til private kunder. Elektroavdelingen, som ledes av Lunde, leverer alt av tele og data, brannalarmanlegg, innbruddsanlegg, ITV og kameraovervåking. Til sammen sysselsetter de 20 servicemontører. Selskapet har en egen prosjektavdeling som primært arbeider mot industrien. Et eget motorverksted har spesialisert seg på vikling og vedlikehold av elektromotorrør. Selskapets årlige omsetning er på ca. 60 millioner kroner.

NLI Industriservice forespurte høsten 2011 to leverandører om sine mobile ordrehåndteringssystem. Noen måneder senere bestemte selskapet å gå til anskaffelse av Handyman-løsningen til ePocket Solutions som ble idriftsatt i februar 2012.

- Vi valgte ePocket Solutions på grunn av produkt, kvalitet og brukererfaringer. Flere virksomheter i nærområdet kom med varme anbefalinger, sier Lunde.

Enklere registrering og bedre kontroll

Lunde forteller at prosjektets hovedmål var å lette time- og materialregistreringen i selskapet og oppnå bedre prosjektkontroll.

- Tidligere ble alle timer, fakturaunderlag og materiellforbruk skrevet manuelt. Det skapte mye plunder og heft. Ofte ble fakturaunderlaget liggende ukesvis i servicebilene før det ble levert inn til serviceavdelingen og tastet inn i datasystemet, sier Lunde. - Dette tapte vi store penger på.

ePocket Solution har levert en administrator- og brukerpakke som gjør at NLI Industriservice daglig fanger opp timer og materialforbruk.

- Serviceavdelingen overfører prosjektnummer, kunde og telefonnummer til montørenes smarttelefoner. De legger inn time- og materiellforbruk som synkroniseres mot forretningssystemet. Når oppdraget er sluttført signerer kunden på arbeidsordren i Handyman som sendes elektronisk til forretningssystemet for fakturering. I tilfelle monteringsproblem kan montøren ta et bilde og sende det elektronisk til saksbehandler. Han kan overføre tegninger av anlegget til montørens smarttelefon for å lette feilsøket, sier Lunde.

Lagerstyrings- og bestillingssystem

NLI Industriservice har også nylig innført et nytt lagerstyrings- og bestillingssystem der montørene bestiller varer direkte på Handyman.

- Vi har store forventninger til løsningen som vil skille materiell på prosjekter fra lagerbeholdningen. Dermed oppnår vi større varelagerkontroll og kan redusere svinn, sier Lunde. Han legger til at NLI Industriservice også vurderer å ta i bruk Handyman ressursplanlegger. Det vil styrke selskapets posisjon i privatmarkedet og her vil planleggeren komme til nytte.

NLI Industriservice har i dag 20 Handyman-lisenser.

- I løpet av kort tid vil vi ansette flere medarbeidere som får hver sin håndholdte terminal. Vi vurderer også å la lærlinger få en enkel Handyman-versjon til registrering av timer, sier Lunde.

Enkelhet i løsningen

Salgsmedarbeider Tony Håland Gundersen i ePocket Solutions forteller at NLI Industriservice benytter smarttelefoner med Android operativsystem for utfylling av arbeidsordre i felt. Foruten at montørene slipper å utfylle manuelle arbeidsordre, fremhever han at løsningen også styrker også den interne kommunikasjonen i selskapet. Data føres rett inn på en ordre som transporteres inn i selskapets forretningssystem.

Handyman er utviklet og programmert ut fra en 10-sekunders regel hvor registreringen tar ekstremt kort tid.

- Bruker du lengre tid begynner de fleste å notere opplysningene på papir, gule lapper eller plankebiter, sier Håland Gundersen. - Våre kunder sparer én til to timer pr uke med bruk av Handyman. I løpet av ett år snakker vi om store besparelser. Tilbakebetalingstiden på et typisk Handyman-prosjekt er mellom tre og seks måneder, påpeker han.

For selskaper med liten IT-kompetanse vil Handyman forenkle hverdagen, mener Håland Gundersen.

- Implementeringen tar svært kort tid, og vi har kompetente medarbeidere som gir råd og veiledning til bedrifter. I forkant kjører vi workshop der vi kartlegger organisasjonen og arbeidsprosessene. Dermed vet vi hva som kreves for å tilpasse Handyman til virksomhetens behov, sier han avslutningsvis.

www.logistikk-ledelse.no © 2013

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!