Intern sporing av pakker løste forsvinningsproblem

- Vi kunne ikke lenger leve med en situasjon der vår mann i mottaket skulle gjøres ansvarlig for pakker som ble borte under levering. Slik forklarer logistikksjef Roar Sommer hvorfor St. Olavs Hospital i Trondheim tok i bruk intern sporing av pakker på sykehuset.

Logistikksjef Roar Sommer (t.v.) får full støtte fra seksjonssjefene Baard Ervik (i midten) og Rune Bjørnnes i at det inngående logistikksystemet er nødvendig for sykehuset. Foto: Christian Roth Christensen

Odd M. Johansen

St. Olavs Hospital er et veldig stort sykehus og Roar Sommer forteller at det skjedde flere ganger at pakker forsvant. I de fleste tilfeller dukket de opp igjen, men fra tid til annen ble pakker sporløst borte.

- I noen tilfeller nektet avdelingene som skulle ha pakkene å betale ettersom de ikke hadde mottatt noe. Det gikk utover budsjettet til Logistikk- og transportavdelingen som selv måtte dekke tapet, sier Sommer.

Forsvinningene opphørte

Uten noen form for kontroll og oversikt ble ansvaret klebet på siste mann som håndterte pakken, nemlig mannen i mottaket som signerte for leveransen.

- Etter at vi innførte intern sporing har vi ikke hatt behov for å erstatte en eneste pakke. Det har skjedd at pakker har blitt borte nå også, men da har vi kunnet spore dem internt i systemet og klart å finne den igjen, sier Sommer.

Han får full støtte fra seksjonssjefene ute på de åtte sentrene som sykehuset består av. Rune Bjørnnes og Baard Ervik, som er to av seksjonssjefene ute på to sentre, mener at den interne sporingen av pakker er svært viktig for å føre kontroll med den interne flyten.

Optimaliserer bruken

- Selv om vi har kommet langt i dette arbeidet har vi ennå ikke klart å optimalisere bruken helt. Vi savner fortsatt signaturer for pakker mottatt på noen avdelinger. Dette tror vi bunner i manglende kunnskap og vil se til å få gjennomført opplæring av alt personale som betjener internlogistikken, sier Sommer.

Alt av varer som bestilles til St. Olavs Hospital går innom sykehusets logistikksenter på Heimdal, utenfor byen. Her er aktiviteten todelt. Rundt 3 000 ulike forbruksartikler lagerføres og sendes til de ulike sentrene på bestilling. Videre mottas alle eksterne bestillinger de ulike sentrene gjør av materiell og utstyr på logistikksenteret. Det er den siste andelen som det gjennomføres intern sporing av.

100 - 150 pakker per dag

I løpet av en dag mottas mellom 100 og 150 pakker fra posten, budbiler eller godsleverandører. Disse kvitteres det for i mottaket. Straks pakkene er mottatt blir de skannet og operatøren får da all nødvendig informasjon opp på dataskjermen. En ny etikett printes så ut med informasjon om den interne mottakeren, så scannes og registreres den gamle etiketten og pakken legges i et frakteskap som er merket senteret der pakken skal. Samtidig genererer systemet e-post eller SMS til mottaker om at pakken nå er mottatt og på vei ut.

Ved at både gammel og ny strekkode er skannet, bygges det bro mellom disse, slik at sporingsinformasjonen før mottaket også blir en del av informasjonsbildet på sykehusets egne sporingssider.

Full kontroll

To ganger om dagen hentes frakteskapene og kjøres til riktig senter. Pakker som ankommer etter kl. 14:00 når siste transport har gått, blir liggende til neste dag.

- For oss er viktig at vi kan ha denne oversikten og kontrollen. I helt spesielle tilfeller kan hurtig og riktig levering utgjøre forskjellen på liv og død. Ved at innkommet gods kan spores, kan vi i spesielle tilfeller også få det ut som hastegods, sier Rune Bjørnnes og Baard Ervik, som vet hvor skoen trykker ute på sine respektive avdelinger.

Har alltid svar

Raymond Støen jobber i ekspedisjonen på logistikksenteret og kjenner godt hvor behagelig det er når den inngående logistikken kan spores.

- Jeg får hver dag telefoner fra sentrene rundt om, med spørsmål om hvor pakker blir av. Da ser jeg raskt at den enten ikke er kommet, kanskje ekspedert fra oss, men ikke sendt ut, eller er sendt ut og levert en av vedkommende innringers kolleger. Det er sjelden vi ikke kan gi svar, sier han.

Med åtte ulike sentre og 8 500 ansatte er St. Olavs Hospital en rimelig stor arbeidsplass. En stor organisasjon som dette setter krav til god logistikk. Det føler man på mange måter å ha god kontroll på med de 30 ansatte i selve logistikksenteret og de 50 som er ansatt ute på sentrene.

Logistikksenteret brukte EDI-programmet Consignor til utsendelse av pakker og valgte derfor å videreføre avtalen til også å skrive etiketter og spore pakker internt.

--------

(inngående logistikk) er definert som et system for mottak, lagring og distribusjon av varer eller materiell til intern bruk i bedrifter og organisasjoner.Inbound Logistics

Pakker og gods registreres, får ny identitet og kan spores i organisasjonen både med ny og opprinnelig identitet.

Inbound Logistics gir større sikkerhet for rask levering og mulighet til å spore opp pakker og gods om avvik skulle forekomme.

Inbound Logistics er lite kjent i Norge, men sykehus og en del større bedrifter har allerede tatt systemet i bruk.

Consignor Inbound

Consignor er ledende i Norden når det gjelder transportadministrative (TA) løsninger. EDI-Soft AS som står bak Consignor har utviklet en inbound-løsning der bedrifter og organisasjoner kan få full oversikt over den inngående logistikken. EDI-Soft har også utviklet ScanApp, en "app" til smarttelefon eller nettbrett som kan lastes ned gratis, og som fungerer som skanner. Dermed slipper brukere å investere i håndholdte enheter som PDA, noe som inntil nylig var nødvendig. For brukere med et stort antall skanninger kan en liten IR-skanner knyttes til smarttelefonen eller nettbrettet med Bluetooth-teknologi.

Informasjonen fra ScanApp lastes automatisk opp i Consignors nettsky der all informasjon om pakken lagres og på den måten kan spores.

Det kan registres lokasjoner rundt om i bedriften som skannes og knyttes opp mot leveransen.

Mottaker kan signere direkte på smarttelefonen eller nettbrettet.

www.logistikk-ledelse.no © 2014

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!