Norsk Batteriimport:: Nytt forretningssystem forenkler økonomi- og logistikkoperasjonene
Økt arbeidsmengde
De siste årene har arbeidsmengden for Norsk Batteriimport økt.
- Derfor ønsket vi å skifte ut vårt gamle økonomiprogram Avendo fra Visma, sier økonomisjef Heidi Olsen. Hun legger til at regnskapspapirer og lagerregistreringer ble manuelt registrert og sendt i permer til regnskapsfører.
- Vi manglet også et moderne lagerstyringssystem. Derfor var tiden moden for å investere i nytt forretningssystem, sier Olsen.
Hun forteller at de var kommet i en situasjon der selskapet enten måtte gå til anskaffelse av nytt regnskapssystem eller ansette ny økonomimedarbeider,
- Arbeidspresset var stort fra tidlig morgen til sent på kveld for å få kontroll med alle posteringer. En ny regnskapsmedarbeider ville medført ekstrakostnader på mellom 600 000 og én million kroner.
Utvelgelsesfase
I utvelgelsesfasen kontaktet Norsk Batteriimport flere Visma-forhandlere og i månedsskiftet februar/mars i fjor fikk de tilbud fra flere. Amesto trakk det lengste strået og et par måneder senere var avtalen om å installere Visma Global i boks. Systemet var oppe og gikk i september/oktober og noen konverteringsutfordringer ble løst like før jul.
- Jeg har benyttet Visma i flere år og fordelen er gjenkjennbarheten. Å gå til anskaffelse av et nytt ERP-system, er ressurskrevende og koster skjorta. Innføringen av Visma Global krevde en del omstillinger både hos regnskapsfører som benyttet et annet økonomisystem og hos oss, sier Olsen. Hun legger til at Norsk Batteriimport vurderte også økonomisystemet Visma Business.
- Vi så raskt at det ble for omfattende til vårt behov. Så langt har Visma Global fungert tilfredsstillende. Oppfølgingen fra Amesto har vært upåklagelig fra prosjektfase, implementering, service og vedlikehold.
Standardsystem
Sammen med kunden gjennomførte konsulentene til Amesto Solutions en grundig behovsanalyse.
- Norsk Batteriimport er et selskap der det ikke var behov for spesialtilpasninger, sier løsningsselger Morten Hedstein hos ERP-leverandøren.
- Vi har levert en regnskap- og logistikkløsning med lagerstyring, i tillegg til dokumentsenter med invoice fakturaløsning. Det er et standard regnskapssystem med logistikkfunksjon som bruker norsk kontoplan som grunnelement. Alle artikler har egen struktur med automatisk informasjonsoverføring.
Små og mellomstore selskaper
Visma Global passer for små og mellomstore selskaper. Tilbud- og salgsordre gir brukerne tilgang til nødvendig informasjon slik at de kan yte god service med raske oppslag mot faktura- og ordrehistorikk, leveringsstatus, prisavtaler og kredittopplysning. Løsningen støtter flere lagerprinsipper og gir tilgang til alle varebevegelser med lagertellingslister for enkelt å justere for svinn og avgang.
Logisk oppbygging
Heidi Olsen forteller at store deler av Norsk Batteriimports regnskap ble ført av selskapets regnskapsfører.
- Amesto Global er så oversiktlig og logisk oppbygget at jeg fra januar i år har ført regnskapet selv med full kontroll over alle regnskapsfunksjoner. Tidligere brukte vi én til to måneder på å gjennomgå alle manuelle posteringer. Nå registreres opplysningene elektronisk i regnskapssystemet slik at vi får omgående oversikt, sier Olsen. Hun regner med at systemet vil være nedbetalt i løpet av ett til to år.
Dokumentsenter
Tidligere i år tok Norsk Batteriimport i bruk et eget dokumentsenter. Her skannes alle kundefakturaer som lagres elektronisk etter leverandør og kunde.
- Både regnskapsfører og vi kan nå gå inn i dokumentsenteret og bla frem til riktig underlagsmateriell, sier Olsen. - Resultatet er at vi har kvittet oss med haugevis av permer som var arkivert hos oss og regnskapsbyrået. Nå oversendes kopi av fakturaer/dokumenter elektronisk.
Ekstra kontroll
Norsk Batteriimport vurderer nå å ta i bruk håndterminaler på lageret. I dag skjer operasjonene manuelt.
- Det vil gi selskapet ekstra kontroll med ordreregistrering. Har varene strekkode er det en ekstra sikkerhet for riktig plukk. Informasjonen fra håndterminalene sendes elektronisk inn i arbeidsordre. Bruk av håndterminaler gjør også lagertellingen raskere, sier Hedstein.
www.logistikk-ledelse.no © 2014
