Visjonen som er i ferd med å bli virkelighet

Det elektroniske handelsformatet - EHF - for innkjøp i offentlig sektor består ikke lenger bare av elektronisk faktura. Nå er reportaret utvidet med produktkatalog, ordre og pakkseddel. Det gir helt andre muligheter enn tidligere for å gjennomføre innkjøp elektronisk.

Olav Hermansen

Mange vil nok innvende at elektroniske innkjøpsprosesser, spesielt mellom private aktører, ikke er noe nytt. Men disse prosessene var, særlig da EDIFACT-meldinger var enerådende, avgrenset til én-til-én forbindelser mellom godt kjente partner innen samme bransje. Med introduksjonen av XML-formatene ble mulighetene for å utvikle meldinger knyttet til mange-til-mange forbindelser og på tvers av bransjer mye bedre.

Felles innholdsforståelse og standarder må til

- Den største utfordringen med elektroniske innkjøp er kravene til presisjon i innhold, understreker Erik Gustavsen fra Edisys Consulting. Han har lang fartstid fra utvikling av elektroniske meldingsutveksling både for offentlige og private aktører. Og han fortsetter:

- Det å ha en felles forståelse av innhold i elektroniske meldinger er avgjørende for å lykkes. Legges et standard format til grunn gir det et godt grunnlag for å skape en slik felles forståelse. Men det trengs også ytterligere beskrivelser.

Det er de siste årene lagt ned et stort arbeid for å forankre de aktuelle innkjøpsmeldingene i internasjonale standarder uavhengig av bransje. Dette har vært et arbeid i regi av DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT). Men Erik Gustavsen heller likevel litt «kaldt vann i blodet» på de som ser for seg en fullstendig standardisering av formater:

- Vi må leve med flere formater. Dette avgjøres av markedet og mellom de respektive forretningspartnerne. Dessuten vil formatene nødvendigvis endres over tid.

Forutsetningen for suksess er til stede

I Norge er forutsetningene i høyeste grad til stede for at innføringen av EHF-meldingene skal bli en suksess, både teknologisk og kulturelt. Mange ERP-leverandører tilbyr allerede integrasjon av EHF formatene direkte i sin applikasjon. Webløsninger og nettbanker støtter opp under utstedelser av meldinger i EHF formatet. Og mye av den tekniske infrastrukturen er på plass.

Kravet om bruk av EHF-faktura ved salg til statlige virksomheter fra første juli 2012 har trigget en stadig sterkere vekst i bruken av slike meldinger. Og ikke bare følger kommuner og fylkeskommuner etter fra 2015, mange er allerede i gang. Sist, men ikke minst gir bruken av EHF-formatet også ved B2B salg muligheter for å organisere innkjøpsprosessen på en klart smartere måte enn hva som ofte er tilfelle i dag.

Infrastrukturen bak

Mange av oss er i det daglige vant til å ta ulike typer infrastruktur for gitt - så lenge den fungerer. Det kan likevel være nyttig å vite litt om grunnmuren i EHF-arbeidet, både for nåværende og kommende EHF-brukere.

Meldingsutvekslingen skjer via såkalte aksesspunkter. Et aksesspunkt er, populært sagt, et «postkontor» for formidling av meldinger. I Norge er det per årsskiftet allerede mer enn 30 slike EHF-aksesspunkter, representert ved forskjellige it-leverandører.

Meldingsutvekslingen baserer seg på infrastrukturen PEPPOL, som er en forkortelse for Pan European Public Procurement Online. PEPPOL er utviklet i EU-regi og baserer seg igjen på internasjonale standarder eller felles fortolkningsregler som BIS (Business Interoperability Specification) og UBL (Universal Business Language). Viktig i praksis er også tilgjengeligheten av gode implementasjonsveiledere og prosedyrer for å teste ut eller validere meldingene.

De nye meldingene

Katalog- eller produktkatalogmeldingen er lagt opp slik at den skal kunne dekke flest mulige bransjer. Egentlig snakker vi her om to meldinger, katalog og katalogbekreftelse. Via meldingene kan også informasjon om tilføyelser, erstatninger, oppdateringer og slettinger formidles.

Naturlig nok omfatter også ordremodulen to meldinger, ordre og ordrebekreftelse. I ordremeldingene gjenbrukes mye av informasjonen fra katalogmodulen. Det samme gjelder selve oppbyggingen av meldingen. I ordrebekreftelsen er det blant annet lagt opp til informasjon om antall, leveringsperiode samt hvorvidt det dreier seg om en fullstendig leveranse, del- eller erstatningsleveranse, eventuelt kanselleringer.

Den meldingen en del kanskje vil oppfatte som noe «fremmed» er pakkseddelen eller på engelsk «despatch advice». Mens en pakkseddel i EHF-sammenheng tar utgangspunkt i en logisk forsendelse - i følge ordren og ordrebekreftelsen - trenger denne ikke nødvendigvis samsvare med den fysiske forsendelsen. Her er det viktig at brukerne av EHF-meldingene holder tunga rett i munnen, spesielt i samhandlingen med sin transportør som naturlig nok vil kunne ha et annet syn på hva en pakkseddel er eller bør være.

Pakkseddelen som EHF-melding inneholder blant annet også informasjon om emballering eller forpakning foruten eventuelle restnoteringer.

----------

Videre utbygging av EHF-meldingene på gang

Visjonen til PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) er at ethvert selskap i Europa skal kunne kommunisere elektronisk med enhver offentlig etat gjennom hele innkjøpsprosessen. Per i dag er det ennå et godt stykke fra løsninger på nasjonalt til EØS-nivå. Interessant er dessuten at de norske EHF-arkitektene, som jo bygger på PEPPOL, også arbeider med utvikling av anbudsmeldinger og tilpasning av disse til EHF-formatet. Når disse meldingene er på plass er grunnlaget ti stede for en «all inclusive» elektronisk meldingsutveksling knyttet til innkjøpsprosessen.

----------

NorStella er en medlemsstyrt, nøytral, privat stiftelse med ikke-kommersielle formål. Stiftelsen arbeider for utvikling og bruk av åpne, internasjonale standarder for elektronisk samhandling. Som ledd i dette arbeidet har NorStella engasjert seg sterkt i utbredelsen av EHF-formatet, både gjennom fagutvalgsarbeid og opplæringstilbud som blant annet kurset «Elektronisk Handelsformat (EHF) katalog, ordre og leveranse». Mer informasjon finner du underwww.norstella.no

www.logistikk-ledelse.no © 2014

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!