Ingen dans på roser å ta i bruk nytt forretningssystem

Hatteland Computer har levert en komplett bransjeløsning med produksjons- og planleggingssystem som gjør at Norske Ventiler kan avlese kapasiteten i produksjonen, planlegge innkjøp og oppdatere lageret online. - Med RamBase får vi ekstremt gode for- og etterkalkyler, sier økonomisjef Hans-Morten Daae i selskapet.

Norske Ventiler har siden etableringen i 1987 betjent norsk og internasjonal olje- og gassindustri. Selskapet har stor tro på at RamBase også vil bli et viktig produksjons- og planleggingsverktøy. På bildet ser vi .) designingeniør Bartosz Wereszczynski (t.v.) og CNC-operatør Eivind Haugjord Dale. Foto: Norske Ventiler

Trond Schieldrop

Høsten 2012 startet Norske Ventiler et forprosjekt med Jakob Hatteland Computer AS om nytt forretningssystem. Hans-Morten Daae forteller at de avsjekket om deres ERP-løsning kunne tilpasses vår forretningsdrift.

- Det ble gjennomført en grundig prosess ledet av Paul Charles Redfern som nå er vår daglige leder og hans innsikt i programvareløsninger forenklet valget av riktig forretningssystem. Vi slo tidlig fast at RamBase var riktig for oss. Derfor ble Jakob Hatteland Computer foretrukket som leverandør, sier Daae. Han legger til at RamBase er transparent og lett å utvide ved ekspansjon.

Store besparelser

Norske Ventiler regner med å spare inn investeringen i nytt forretningssystem i løpet av tre til fem år. De neste tre årene regner selskapet med en årlig besparelse på en halv million på innkjøp og lagerhold. Etter hvert forventes det også store besparelser i produksjonen.

- Men, sier Daae, - det krever at vi internt blir flinkere til å utnytte alle systemfordeler. Vi har nå ansatt en produksjonsplanlegger som får koordineringsansvaret for RamBase med hensyn til innkjøp, produksjon og lagerhold. Tre superbrukere, inkludert meg selv, har opplæringsansvaret med RamBase overfor våre ansatte

Styrker markedsposisjonen

Norske Ventiler har siden etableringen i 1987 betjent norsk og internasjonal olje- og gassindustri. Hovedkontoret er på Ågotnes utenfor Bergen med Subsea avdelingskontor i Drammen. 35 medarbeidere arbeider i selskapet som i fjor omsatte for 42 millioner kroner. Forventet omsetning i år er på over 60 millioner.

- Med den farten vi har på nye oppdrag, regner vi med vesentlig høyere omsetningstall, sier Daae. Han kan fortelle at ledetiden på produksjon av høykvalitets ventiler og subsea utstyr er på fire til tolv uker.

- I vårt nisjesegment er vi konkurransedyktig på pris, leveranse og kvalitet. Valg av forretningssystemet RamBase vil ytterligere styrke vår markedsposisjon, mener han.

Beste alternativ

Norske Ventiler benyttet tidligere Microsoft Dynamics NAV, og i tilbudsfasen vurderte selskapet leverandører av både Microsoft Dynamics AX og NAV i tillegg til Hatteland Computer.

- Vi valgte RamBase på grunn av løsning og konkurransedyktig pris. Deres pakkeløsning inneholder hva vi ble foreskrevet, sier Daae. - Vi så raskt at kostnadene med å tilpasse NAV til våre interne prosesser ville bli skyhøye. Valg av RamBase gjør at vi slipper å bruke mye penger på programmering og kostbare konsulenthonorarer, sier Daae. Han legger til at Hatteland Computer ga Norske Ventiler en fast pris implementeringspakken.

- Ut fra vår bedriftsstørrelse var RamBase det klart beste alternativet. Vi har fått mye valuta for pengene sammenliknet med løsninger som designes av en programvareleverandør. RamBase kan sammenliknes med en «koffertløsning» der vi har påvirkningskraft i alle prosesser. Løsningen tar høyde for fremtidige forretningsmessige endringer. Vi har ikke hatt noen show-stop underveis og systemet har så langt fungert tilfredsstillende. RamBase følger løpende aktiviteter som ellers lett kan gå i glemmeboka. Her er det rutiner som fanger opp hendelser som krever umiddelbare aksjoner.

Eierskap til forretningssystemet

En vellykket forprosjekteringsfase var avgjørende for å lykkes med RamBase. For Norske Ventiler var det viktig at ledelsen tok eierskap til forretningssystemet fra forprosjektering til implementering og igangsetting.

- Vi var avhengig av å tilpasse deler av våre forretningsprosesser til RamBase. I andre enden har vi fått en løsning til en konkurransedyktig pris, som enkelt lar seg tilpasse våre behov. Hadde vi valgt et forretningssystem hvor leverandøren var premissgiver, ville det kostet oss ti ganger så mye. Med vår bedriftsstørrelse var dette umulig. Vi får mye mer igjen for investeringen ved å tilpasse oss prosessene i RamBase, sier Daae.

Selv om løsningen nå er gått på lufta, gjenstår det fortsatt en del før den fungerer knirkefritt. Et nytt språk og sett av tankeprosesser krever intern tilpasning for å få det til å fungere maksimalt.

For Norske Ventiler har det vært avgjørende å forholde seg til kun en leverandør som har totalansvaret for prosjektet.

- Dermed reduserer vi avhengigheten til en tredjeparts leverandør, sier Daae, som legger til at de også benytter Hatteland til sine ASP-tjenester (nettverkstjenester).

Ingen dans på roser

Norske Ventiler gikk live med RamBase på tampen av fjoråret. På spørsmål om hvordan systemet har fungert frem til i dag, svarer Daae:

- Å gå live med et nytt ERP-system er ingen dans på roser. Det har vært en utfordrende og tidkrevende prosess, men support og teknisk støtte vi har fått fra Jacob Hatteland har vært avgjørende for å komme i mål med prosjektet. Internt har vi hatt utfordringer med å få alle prosesser til å flyte sammen med RamBase. Konsulentene til Hatteland har avdekket huller uansett hvor de har befunnet seg. Programvaren synliggjør alt fra innkjøp til lagerhold. Hvordan er innkjøp av skruer planlagt og er de registrert på lager? Er de lagt inn i systemet før de går i produksjon? RamBase gir oss full oversikt over alt dette. Kontakten med Olaf-Magnus Olsen og hans konsulentstab har vært forbilledlig. De har kommet med nødvendig råd og tips slik at vi kan utnytte systemet maksimalt.

Temperaturmåler

Via RamBase får Norske Ventiler online oversikt over alle hendelser.

- Vi vet hvilke deler som er i produksjon. Vi har også oversikt over utestående fordringer og får løpende regnskaps- og lageroversikt, sier Daae, som mener dette er en temperaturmåler på virksomheten.

- Vi planlegger og tilbyr våre kunder ventiler og subseaprodukter til fast pris. Alle ressurser som medgår her, registreres enten som varer eller timer og gir oss svar på om kalkylen er god eller dårlig. Det gir oss god historikk samtidig som vi får et bevisst forhold til våre arbeidsprosesser. Derfor har vi stor tro på at RamBase også blir et viktig produksjons- og planleggingsverktøy.

Daae legger ikke skjul på at leveransen har vært utfordrende, men er klar på at Hatteland Computer har taklet oppdraget meget bra.

- De er ekstremt løsningsorientert og har vært behjelpelig med å øke vår systemforståelse. På prosjektledersiden har oppfølgingen vært særdeles god. Som prosjektleder hos Norske Ventiler har jeg ingenting å utsette på samarbeidet. Vi har hatt lange og konstruktive samtaler om løsningsforslag, og med RamBase har vi fått et forretningssystem tilrettelagt for fremtidig bruk.

Full oversikt

Daae forteller at RamBase også vil gi dem en indikasjon på hvilke ventiler og produkter som selger bra eller dårlig.

- Dermed kan vi raskt aksjonere enten med å sette bort arbeid eller forbedre interne rutiner. Vi får full oversikt dersom vi har priset oss for lavt eller for høyt. På logistikkområdet kan vi gjennomføre samkjørte prosesser som gir bedre oversikt over samtlige innkjøp. Resultatet blir bedre samhandling på innkjøp, lager, produksjon og distribusjon, mener han.

Full kontroll

Målsettingen til Norske Ventiler både har vært og er at selskapets forretningsprosesser - inkludert dokumentflyt, integrasjon med konstruksjonsverktøy og økonomi - støttes i samme system.

- Gjenbruk av informasjon fra de første henvendelsene med en kunde blir tilgjengelig for bruk av andre i organisasjonen. Integrert tids- og jobbregistrering danner grunnlag for etter-kalkylen i RamBase. Varer i arbeid oppdateres i takt med vareflyten. Det gir Norske Ventiler full kontroll over alle kundeforespørsler, ordrer og ressurssituasjon. Dokumentpakker bestående av måleskjemaer, QA-dokumenter og materialsertifikater bygges fortløpende og er klar ved forsendelse av produktet, sier Olaf-Magnus Olsen, salgssjef for RamBase i Jakob Hatteland Computer AS.

Han legger til at deres kontrakt med Norske Ventiler fulgte deres vår standardmetodikk for implementering av RamBase.

- Hos Norske Ventiler brukte vi to og en halv måned fra implementeringsprosjektet startet til Go Live, etter forprosjektet var gjennomført, sier Olsen. Olsen opplyser at alle deres kunder, Norske Ventiler inkludert, kjører RamBase via internett, levert som Sofware as a Service (SaaS).

- I følge norsk lovgivning skal bedrifter lagre økonomi- og forretningstransaksjoner på en server lokalisert i Skandinavia. Dataene oppdateres i sanntid i ett og samme system. Avvik rutes til ansvarlige i selskapet slik at proaktive tiltak kan iverksettes umiddelbart. Det gir Norske Ventiler god kontroll og status på leveransene.

Olsen fremhever avslutningsvis at ledelsen i Norske Ventiler spilte en viktig rolle i planlegging, prosjektering og implementering av RamBase. - Uten deres engasjement ville prosjektet stått overfor en del utfordringer. Deres delaktighet i prosjektet fra begynnelse til slutt er helt avgjørende for suksessen med slike komplekse installasjoner.

- De neste tre årene regner vi med en årlig besparelse på en halv million på innkjøp og lagerhold. Etter hvert regner vi også med store besparelser i produksjonen, sier økonomisjef Hans-Morten Daae i Norske Ventiler. Foto: Norske Ventiler

www.logistikk-ledelse.no © 2014

2014_it1403_1B.jpg

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!