Av Finn T. Lien 1. mai 2003 08:00

Transportøkonomi:

Prissetting av «ikke-planleggbare» transporter

Når såvel undertegnede som andre fagpersoner skriver eller snakker om transport, tar vi ofte et generelt utgangspunkt. De fleste bedrifter har enkle opplegg på den måten at transportene skjer nærmest til faste tider og svært mye går på paller. Forholdene ligger til rette for en ukomplisert planlegging og gjennomføring. I den andre enden av skalaen finner vi kunder med ikke-planleggbare transporter. Oppstår nevnte type transportbehov virkelig på ad hoc-basis eller er det vareeier som ikke gjør jobben sin skikkelig?

Det er få type transporter som kan karakteriseres som ikke-planleggbare. Dersom transportbrukere og -utøvere blir flinkere til tidlig å utveksle relevant informasjon, kan de i større grad utvikle samarbeid som gir vinn-vinn effekter» Illustrasjonsfoto: Volvo

Finn T. Lien

La meg umiddelbart kommentere utsagnet om at ansvaret for dårlig oversikt legges på vareeier og ikke på transportør. Bakgrunnen er at alle transporter inngår som delaktiviteter i en helhetlig verdiskapningsprosess. Vareeiere, eller transportrekvirenter om man vil, utarbeider normalt budsjetter som indikerer forventede inntekter og kostnader. Det kan bemerkes at noen bedrifter legger så liten innsats i budsjettarbeidet at de like godt kunne brukt tiden til andre ting. Poenget er dog at skal et budsjett ha noen grad av nytteverdi, skal man ha vurdert hvordan inntekter blir generert med tilhørende kostnader.

Dersom en bedrift ber om et tilbud basert på en antagelse om et transportbehov for eksempel lik 6 millioner kroner, skal man som transportør være særdeles varsom med hensyn til å gi bindende priser. Vurderingen om transportbehov som antydet indikerer at transportkjøper tross alt har tilgang til en del opplysninger angående transportfrekvenser, mengder pr lass, turstrekninger m.v. I forhandlingene vil det gavne begge parter at all informasjon blir lagt fram og drøftet. Analyse av transporthistorikk kan gi viktige signaler om hvilke transportopplegg som kan forventes.

Bindende priser krever sikre anslag

Skulle kunden mot formodning ikke ha annet grunnlag enn en dårlig fundert antagelse, bør man som tilbyder ta en del forbehold. En ting er at man som produsent ønsker å utføre transportene, men til hvilke pris? Hvilke forutsetninger kan man legge til grunn? Hvor lange tidsfrister vil man kunne få fra et oppdrag er konkretisert til det skal utføres? - Jo kortere tidsfrister som settes, desto høyere prisnivå bør man legge seg på.

Muligens vil noen si at transportmarkedet har så pass stor overkapasitet at det er urealistisk å kunne differensiere transportprisene avhengig av presisjon eller mangel på sådan. Graden av overkapasitet varierer alt etter hvilket transportsegment man betrakter. Dertil kommer mulige sesongvariasjoner, som i ytterste konsekvens kan medføre at det i perioder kan være umulig raskt å kunne få tak i ønsket type transportkapasitet.

Transporter skal gi lønnsomhet

Som utøver vil man fortløpende måtte vurdere hvilke transportprodukter det vil være hensiktsmessig og lønnsomt å produsere. Man kan selvsagt velge å være tilbyder av det som kan oppfattes som spesialtransporter, men må da ha så gode markedskunnskaper at man med stor grad av sikkerhet kan forutse at transportmateriellet vil oppnå så høy utnyttelse at det i løpet av et år gir tilfredsstillende omsetning og lønnsomhet. Materiell som ikke har jevn utnyttelse krever dog at man er så økonomisk solid at man rent likviditetsmessig tåler perioder uten inntekter.

Det kan tenkes at man har oppdragsgivere som ikke umiddelbart har tenkt gjennom hvilke kostnader det er knyttet til transportproduksjon. I samband med avtaleinngåelser er det derfor særdeles viktig å vise overfor kunden hva det rent faktisk koster å holde samt drifte aktuelle transportmidler. Å kunne framlegge kalkyler samt sette disse inn som element i egne årsbudsjett, kan øke forståelsen hos kunden med hensyn til å kunne avtale sikre minimumsinntekter. Det hjelper kunden lite at man som resultat av misforstått snillhet har egnet materiell i ren beredskap uten å få betalt. Ingen transportører har så god økonomi at man klarer det over tid.

Finnes planleggingskompetansen?

Å planlegge under usikkerhet setter store krav til kompetanse. Undertegnede har selv erfaring fra den typen produksjon. Oppdraget ble i utgangspunktet oppfatter som ikke-planleggbart samtidig som omfattende planlegging var en absolutt forutsetning for å kunne lykkes. Det fantes dessuten ikke historikk å støtte seg på. Hva gjorde vi så?

Vi kunne ha satt oss ned og nærmest etter innfallsprinsippet vurdert mulig omfang og på den måten dannet oss et bilde av hvilken transportkapasitet som ville være nødvendig. I så fall ville det gi en så høy økonomisk risiko for de involverte transportørene at bommet vi, innebar det så store uttellinger at de ville bruke lang tid for å dekke inn tapene sine.

Det må innrømmes at planleggingsgrunnlaget ble oppfattet som temmelig tynt ved oppstarten. Vi startet bokstavelig talt med blanke ark. Opplysningene vi hadde behov for var spredt hos ulike kilder. Sett fra vårt ståsted ble de i starten oppfattet som nærmest usynlige. Selv oppdragsgiver hadde svært begrenset oppfatning av hva vi kunne forvente oss. Ikke desto mindre ble det forventet at vi ga fast pris på jobben.

Datagrunnlag finnes om enn spredt

Etter å ha summet oss satte vi opp en liste over nødvendig informasjon for å kunne si noe som helst om oppdragets omfang. Vi definerte de ulike transportproduktene på en slik måte at vi så smått fikk fram et anslag for hva det ville koste å produsere én tur. En grei start, men vi skulle tross alt produsere mellom 10.000 og 20.000 turer. Utfordringen lå i å få fram et volumanslag så presist som mulig. Selskapet jeg utførte jobben for, ville ikke tåle større avvik fra min side.

Datagrunnlaget vokste, og prosessen bidro i seg selv å avdekke nye informasjonskilder. Vi begynte å bygge opp kalkyler som først ble drøftet internt og så med kunden. Til slutt satt vi med noe vi oppfattet som det beste vi kunne få til, dermed kunne vi sette i gang med å simulere alternative produksjonsopplegg. På den måten ga vi oss selv en god innsikt i hvordan det økonomiske ville kunne variere alt etter hvilke forutsetninger vi la til grunn.

Ta forhold med hensyn til prisene

Til sist satt vi igjen med produksjonsplaner, som framdeles inneholdt usikkerhet. Avtale måtte inngås og vi så klart behovet for å måtte ta forbehold. Selve teksten definerte hovedforutsetningene for produksjonen inklusiv turpriser. Samtidig fant man en del setninger som sa noe om alternative priser, dersom gjennomføringen ga større eller mindre volum enn forutsatt. Prisene kunne bli økt eller redusert, og det var opp til oss som leverandør å definere hvordan nødvendig (og pålitelig) dokumentasjon skulle skaffes til veie.

Den typen «ikke-planleggbare» transporter som transportører flest møter, vil vanligvis ha flere og lettere tilgjengelige opplysninger enn det som er skissert foran. Utfordringen ligger først og fremst å få dem opp i lyset. Selv om en mulig kunde vil påstå at han ikke har flere detaljer, så vil han normalt ha ytterligere opplysninger forutsatt at noen stiller ham de riktige spørsmålene.

Kundens kundeliste gir grunnlagsinfo

En relativt detaljert gjennomgang av kundens egen produksjon vil gi viktige innspill. Han må i alle fall ha en viss oppfatning om hvilke kunder som skal betjenes og med hvilke produkter. Opplysningene trenger ikke å være 100% sikre, men ha så pass substans at det kan være hensiktsmessig å legge dem inn som elementer i en plan. Opplisting av kunder og produkter vil gi transportøren en oversikt over hvilke destinasjoner som skal betjenes og hva type materiell det vil være behov for.

Hos transportbrukere med god struktur på historikken, kan man kjøre analyser på tidligere års produksjoner og leveranser. Om ikke slik historikk finnes skriftlig, så finnes deler av den i alle fall hos en eller flere av kundens ansatte. Da blir det å spørre. Min erfaring er at folk husker ganske mye, de trenger kun å bli påminnet ved hjelp av spørsmål.

Tidlig informasjon gir lavere priser

Det finnes alltid et tidsgap fra et transportbehov blir identifisert og til selve transporten skal utføres. Problemet er at ofte blir ikke transportøren varslet før enn godset står klart til avhenting. Muligens går den aktuelle ordretypen gjennom flere ledd. I så fall gir det enda bedre tid til å planlegge transportgjennomføringen forutsatt at transportøren blir underrettet umiddelbart. Dårlig informasjonsrutiner er den viktigste årsaken til at for mange transportoppdrag blir produsert som hastesaker. En prat med kunden om differensierte priser avhengig av de tidsfristene han gir, kan i seg selv bidra til tidligere og mer presis informasjonsutveksling.

Det er få type transporter som kan karakteriseres som ikke-planleggbare. Dersom transportbrukere og -utøvere blir flinkere til tidlig å utveksle relevant informasjon, kan de i større omfang utvikle samarbeid som gir vinn-vinn effekter. Transportbransjen har ikke lange tradisjoner for opptre proaktivt, det vil si ta initiativ overfor kundene med tanke på å drøfte fram justerte og mer kostnadseffektive transportløsninger enn dem man vanligvis har tilbudt. Kundene på sin side oppfatter ofte transport som et nødvendig onde framfor en nødvendig delaktivitet i en helhetlig verdiskapningsprosess.

Hensikten med artikkelen er å gjøre oppmerksom på at det ikke finnes A4-modeller som passer for alle typer transportproduksjoner, men få fram at det tross alt vil være mulig å planlegge dem. Forutsetningen er at man er konkrete med hensyn å angi hvilke informasjoner man trenger. Arbeidet krever litt annerledes arbeidsmetodikk. Muligens trenger man i tillegg litt kompetansepåfyll, som man også vil kunne dra mer generell nytte av.

------------

Artikkelforfatter Finn T. Lien arbeider som bedriftsrådgiver med transport, samferdsel og logistikk som spesialfelt. I tillegg til å jobbe for næringslivet, deltok han aktivt i oppbyggingen av logistikkstudiet ved Høgskolen i Bergen. Han har også vært markeds- og salgssjef i et større internasjonalt selskap med ansvar for edb-baserte trafikkstyringssystem. Han er en flittig benyttet foredragsholder og har gjennom årenes løp skrevet ca 200 artikler knyttet til logistiske emner.

E-mail:finn.terje.lien@logiteam.no

www.logistikk-ledelse.no© 2003