Logistikk for 60 millioner kroner

Verden-rundt-kappseilasen Volvo Ocean Race stilte store krav til logistikk. Hver gang seilerne kom til en havn, skulle det finnes containere med utstyr og reparasjonsmuligheter. Det skulle ordnes med papirer og import/eksportklarering og ikke minst; sponsorutstillinger skulle flyttes fra havn til havn. Bare Volvos egen paviljong var på 1.200 kvm. Ansvarlig for denne logistikkoperasjonen var Wilhelmsen Ships Service AS på vegne av søsterselskapet Wallenius Wilhelmsen Logistics AS, som er partner/sponsor til racet.

Christian Ryg

- Vi begynte med å håndplukke teamet bestående av 3 personer som skulle gjennomføre operasjonen, og i tillegg én mann som jobbet med fire havner (eller «stopovers») når disse kom så tett at vi hadde operasjoner flere steder samtidig. Men vi hadde også agenter verden rundt, som var leveringsdyktige og helt pålitelige. Vi måtte bl.a. ha en person som kontrollerte at alle containere kom om bord på skip som skulle frakte utstyr til neste stoppested. Det samme skjedde ved alle flyavganger der vi hadde containere eller andre sendinger. Ingen ting må stå igjen når sendingene går. I forkant av racet reiste vi verden rundt for å skaffe oss kontakter i havner og med myndigheter, tollvesenet ikke minst, samt knytte kontakter med de respektive stopover-organisasjonene og lokale agenter. Vi måtte inspisere områder i havnene der båtene skulle ligge og der paviljongene skulle reises.

De forskjellige aktørene i og rundt seilasen krever mye og har behov for assistanse over et vidt geografisk område under hele seilasen.

- Vi måtte ha total kontroll og knyttet til oss andre partnere som kunne levere tjenester. På den måten mente vi at vi kunne levere den beste løsningen og forutse flest mulig situasjoner som kunne oppstå, og ikke minst løse dem, forteller Palmork.

Ta høyde for uventede situasjoner

Alle aktørene, seilteamene, hadde to sett skipscontainere hver. Disse ble skipet til annenhver havn alternerende. I tillegg kom flycontainere som ble sendt til hver havn direkte. Flyselskaper ble valgt ut etter beste routing og laste-/lossetid. I tillegg hadde Wilhelmsen leid inn chartrede fly på noen strekninger, der det var nødvendig.

- Men vi måtte også ha backup med muligheter til å forandre skipningene i tilfelle uventede situasjoner skulle oppstå.

Som eksempel på slike situasjoner som må løses på sparket og meget raskt, forteller Palmork om et uhell man hadde på skipet som skulle gå fra Rio de Janeiro til Boston. Underveis sprang en container lastet med flytende nitrogen lekk (ikke del av Volvo Ocean Race utstyr). Skaden som oppsto gjorde at skipet måtte søke nødhavn og utføre reparasjoner på stedet. Etter reparasjon fikk vi rederiet til å ta containerskipet tilbake til Rio, hvor vår container ble losset og hvoretter skipet fortsatte sin ruteplan. Utstyret i containeren som skulle til Boston måtte gjennom toll for både inn- og utklarering i Brasil og sendes med fly til Boston. Alle papirer og all deklareringsjobb i USA måtte gjøres om. Man rakk racet med noen timers margin. Det er slikt man så langt mulig må ta høyde for, understreker Palmork.

En annen situasjon skjedde under etappen mellom Singapore og Qingdao, Kina. Den var usedvanlig værhard, og tre båter ble skadd. To av disse måtte fraktes til Rio med skip fordi de var såpass hardt skadd at de måtte repareres der for videre seilas.

- For den tredje båten fløy vi inn nye skrogdeler fra Italia, og etter reparasjon kunne den fortsette etappen til Kina.

Slike kriseløsninger krever ikke bare at de hadde en plan B i mange tilfeller, men også en stor grad av diskresjon og konfidensialitet.

- Dette er et stort og viktig idrettsarrangement der mye stod på spill. Deltakerne skulle være 100% overbevist om at deres planer & strategier er trygge hos oss. Vi har aldri hatt brudd på konfidensialiteten, sier Palmork.

Stor operasjon

I tillegg til utstyr som skipes eller flys mellom stopover-steder, stilte også Wilhelmsen med utstyr til å bygge krybber for å ta båtene på land.

Den seilasen som ble avsluttet i sommer, krevde rundt 900 containertransporter med skip og 180 containerbevegelser med fly. I tillegg kom 2000 air consignments med kurérservice og ad hoc oppdrag. Vi utførte mer enn 3000 kranløft - både for containere, inn-/utløfting av 70 fot store båtene og inn-/utløfting av de 32 meter høye mastene.

- Hver gang et nytt stopover skulle bygges opp, delte vi denne i to avdelinger. Den ene, og forsåvidt enkleste, var «wet teams». Her skulle båtene ligge, mannskapene komme i land og teambaser bygges så teamene kunne foreta reparasjoner og vedlikehold. Den andre og store delen var «race village», der sponsorpaviljongene lå. Her skulle tusenvis av publikummere kunne komme inn og besøke de ulike sponsorene. Som nevnt var Volvos paviljong alene på 1.200 kvm. Det blir som å reise og rive et enormt sirkustelt. Selve reisingen av sponsorpaviljongene tok åtte-ni dager, mens riving gikk unna på fem dager. Så skulle alt videre. Det var meget stramme tidsfrister, og vi måtte forsikre oss om at alt ble med videre. Dette var en stor og viktig del av hele arrangementet, sier manager for global sponsorships i Wallenius Wilhelmsen Logistics, Odd Egil Borgen. Han understreker at Volvo Ocean Race er et av verdens ti største arrangementer i antall besøkende og seere eller besøkende på internettsider. Seilasen har skapt enorm interesse, det finnes muligheter til å delta i spill der man simulerer deltakerbåt og legger sine egne ruter mellom stopovers og lignende. Årets arrangement hadde nesten en million besøkende i India for eksempel. Der måtte man sette stopp for besøkende, fordi det ikke var mulig å få flere inn. Selv i Stockholm var rundt 700.000 mennesker innom.

Fjerde gang

Dette er fjerde gang Wallenius Wilhelmsen Logistics har stått ansvarlig for logistikkløsning og operasjon. Historien begynner egentlig i 1997. Da tok Volvo over Whitbread-around-the-World, som racet het den gangen. Wallenius Wilhelmsen Logistics hadde (og har fortsatt) mye logistikkarbeid for Volvo over hele verden, og det var derfor naturlig for Volvo å kontakte dem for et logistikksponsorat. På den måten ble rederiet sponsor for racet samt for båten til Knut Frostad (som ble bygget på Sørlandet). Den gang hadde rederiet stor containerkapasitet og kunne stå for skipstransporten selv.

Situasjonen har endret seg i og med at rederiet ikke lenger frakter containere på egne skip, men må leie inn denne kapasiteten og ekspertisen fra andre. Det er her søsterselskapet Wilhelmsen Ships Service kommer inn med sin kompetanse og verdensomspennende nettverk.

Fra man begynner å planlegge logistikkløsningen for en seilas til seilasen starter, går det halvannet år. Det betyr at rett over nyttår 2010 må man så smått sette i gang med seilasen som starter sommeren etter. Uansett hvem som skal gjennomføre logistikkarbeidet, så vil ting endre seg fra gang til gang, både når det gjelder eksakt rute og stopovers, og ikke minst situasjonen i deler av verden. Agenter kan forsvinne eller nye dukke opp, man må forhandle avtaler med ulike havner og mye må avklares med myndigheter i de ulike land, ikke minst gjelder det tollvesen. Her må man ha klare avtaler om deklarering og tollpapirer og rutiner ved import og eksport av utstyr, slik at det ikke oppstår forsinkelser.

Miljømessig gevinst

Borgen understreker at for rederiet ligger det en stor verdi i arrangementet som en B2B kommunikasjonsplattform. I tillegg til pr-verdien har man også kjørt et vannmålingsprosjekt som har verdi i miljøarbeidet rederiet er engasjert i. De deltagende seilbåtene har tatt vannprøver hele veien under seilasen, og disse analyseres med tanke på hva som må gjøres med ballastvann i internasjonal skipsfart. Dette er et arbeid som har stor miljømessig betydning, legger Borgen vekt på.

www.logistikk-ledelse.no © 2009

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!