Vare- og dokumentkontroll som utfordring i internasjonal logistikk

I logistikklærebøkenes «glansbildeverden» kan vi lese fornuftige begrunnelser om hvorfor vareinspeksjon og kvalitetskontroll bør finne sted ved kilden - og hos leverandør. I internasjonal logistikk er dessverre virkeligheten ofte mer innfløkt og mindre strømlinjeformet.

Olav Hermansen

Et hovedpremiss for et vellykket logistikksamarbeid er ofte et grunnleggende tillitsforhold mellom selger og kjøper. Dessverre er denne forutsetningen i mange tilfelle ikke til stede i internasjonal handel. I mange forretningskulturer, det være seg i østeuropeiske land, Asia, Latin-Amerika eller Afrika er det en utbredt skepsis og mistenksomhet overfor utenlandske handelspartnere. Satt på spissen, jeg stoler ikke på deg inntil det motsatte er bevist.

En annen dimensjon som ofte glemmes i lærebokslogistikken er at mange transaksjoner, for eksempel prosjektsalg, mye av fiskeeksporten, import av kampanjevarer med videre ofte er engangssalg eller -kjøp, slik at hverken anledningen eller motivasjonen til å utdype forretningsforbindelsene er til stede. Spissformulert: av mangel på tillit, kontroll takk!

Et tredje forhold er nasjonale myndigheter og byråkratier, som verken stoler på sitt eget næringsliv eller andre lands bedrifter, og som i tillegg ser inspeksjoner som en kilde til ekstra inntekter, offisielle så vel som uoffisielle.

Forhåndsinspeksjon av varer

I mer enn 40 land er det fra myndighetenes side satt krav til at vareforsendelser over en viss verdi, av visse produkter osv. skal inspiseres av angitte kontrollselskap før varene skipes. Når betalings - og sikringsformen remburs benyttes ligger det ikke sjelden inne krav om at vareparti X skal kontrolleres av inspeksjonsselskap Y. Inspeksjonene kan dreie seg om verifisering av oppgitte produktstandarder og kvaliteter, kontroll av mengde, pris, tollverdi, vekslingskurs, opprinnelse og importavgifter.

Jobben er ofte overdratt til internasjonale inspeksjonsselskaper, hvorav noen av de mest kjente er SGS, Cotecna og Bureau Veritas. Når deg gjelder hvilke selskap som er engasjert av hvilke land, overfor eksportører fra hvilke land, vareomfang, minsteverdi for når varer skal inspiseres osv. er dette forhold som er under stadig forandring. I mine 11 år som redaktør av Eksporthåndboken var dette blant opplysningene jeg oftest ajourførte.

At nordmannen som kjøpte grønnmalte julenissefigurer fra Kina og den kinesiske restauranteieren som kjøpte næringsmidler uegnet for menneskeføde fra Frankrike begge kunne ha hatt behov for en forhåndsinspeksjon av varene er det liten tvil om. Men, forhåndsinspeksjon tar tid - og koster penger. Og av og til går det helt galt, slik som inspektøren som kom fra et inspeksjonsselskap i Nederland til en liten bedrift i Hallingdal.

Der «snuste» han rundt i fire dager og laget et inspeksjonssertifikat som ikke var i tråd med kravene i rembursen. Med andre ord mye bortkastet tid og penger.

Vel så viktig er å understreke er at forhåndsinspeksjon er inspeksjon før vareforsendelsen går - fra avsenderstedet. En vareinspeksjon som - på kjøpers nåde - ble foretatt underveis, i Antwerpen havn, innebar at man først måtte fjerne fire containere som stod oppå den aktuelle containeren. Deretter ble aktuell container kjørt ut av havnen til et eget depot, undersøkt, plombert igjen og sendt tilbake til havnen. Her snakker vi ikke om småpenger.

Og så var det containeren med matvarer til Uganda, som ikke var forhåndsinspisert og ble stående et år uåpnet i tropevarmen i Uganda, med andre ord ingen betaling, eksplosivt gods og et ødelagt markedsrykte.

Inspeksjon ved ankomst - risky business?

Eksportører og transportører som har vært ute noen vinternetter og tropestormer før vil nok gjennomgående foretrekke inspeksjon under relativt kontrollerbare betingelser hjemme enn på andre siden av jorden. Et land som Nigeria krever såkalt «destination inspection». Med Nigerias plassering nær bunnen på Transparency International korrupsjonsindeks (se forrige nummer av Logistikk & Ledelse), var det mange som skalv i buksene da Nigeria innførte dette kravet. Heldigvis, vil nok en del si, utføres en betydelig del av disse kontrollene av utenlandske selskaper med et mindre frynsete rykte.

I en del tilfeller er inspeksjoner i mottakerlandet ikke til å unngå både for å sikre salget, få varen gjennom tollen og for å utløse betaling. Da er det desto viktigere å forsikre seg om at man nøyaktig er enig om hva som skal inspiseres, etter hvilke normer, av hvem og innen hvilken tidsfrist.

Papirtigre uten peiling

Foruten rent fysiske varekontroller inngår ofte også dokumentkontroller fra tredjeparter som en del av inspeksjonen. Er fokus på overholdelse av helse, sikkerhets- og miljøkrav er bruk av internasjonale inspeksjonsselskaper forståelig, såfremt disse har peiling på aktuelle produkter, tollverdier med videre.

En type internasjonale «inspeksjoner» som derimot er både tragiske og komiske er dokumentkontroller «utført» av utenlandske konsulater, ambassader, notarius publicus og liknende «autoriteter». Det vi i praksis snakker om er krav om at gitte handelsdokumenter, det være seg handelsfaktura, pakkliste, transportdokument, opprinnelsesbevis mv. skal stemples og undertegnes av en eller flere slike kontrollmyndigheter. Poenget er at dette som regel dreier seg om personer uten annen «kompetanse» enn at de er offentlige byråkrater.

En norsk eksportør dro for noen år siden til en arabisk ambassade i Stockholm for å få stemplet og undertegnet en del handelsdokumenter, ettersom kjøper og importlandets myndigheter krevet det. Da han - første dag etter ankomst, og sammen med en rekke svenske forretningsfolk - møtte opp på ambassaden, fikk alle uten videre beskjed om at, nei i dag ville ikke ambassaden være åpen for denne typen «service». Så det ble nok en ekstra dag i Stockholm for vår mann, før det behaget de herrer ambassadefunksjonærer å stemple og undertegne dokumentene - selvsagt mot et klekkelig gebyr.

-----------------

Både for eksportører, importører og transportører er det viktig å vite om krav til vare- og dokumentinspeksjon fra forhånd. Det kan være rasjonelle begrunnelser for slike inspeksjoner, ja vel. Men dessverre viser ofte slike inspeksjoner seg i logistikksammenheng å være en tids- og kostnadstyv av dimensjoner. Spesielt når kravene kommer «som julekvelden på kjerringa» kan de bli en meget ubehagelig overraskelse.

Eksporthåndboken fra Innovasjon Norge er, også i denne sammenheng, en meget nyttig kilde til forhåndsinformasjon for nettopp å unngå slike overraskelser.

-----------------

Artikkelforfatter arbeider som senior rådgiver i NorStella, med tiltak for å forenkle internasjonal handel (trade facilitation) og opplæring i bruk av internasjonale handelsbetingelser. Han har bakgrunn fra Norges Eksportråd, Innovasjon Norge og Kuehne + Nagel. Hermansen har blant annet vært redaktør av Eksporthåndboken i 11 år, vært med på å utarbeide Incoterms 2000 regelverket og har i en rekke år skrevet artikler og holdt forelesninger om internasjonale leverings- og transportbetingelser, handelsdokumentasjon, internasjonal betalingssikring og håndtering av eksport- og importrestriksjoner.Olav Hermansen

www.logistikk-ledelse.no © 2010