Ledelse krever også ydmykhet

Kariann Ellefsen har vært avdelingssjef i Tollpost Globe i Larvik siden 2007. I løpet av den tiden har sykefravær sunket fra et helt akseptabelt nivå på 5,9% til 2,5% siste halvår i 2009. Det var en av grunnene til at hun, sammen med åtte andre ledere fra ulike bransjer og bedrifter ble innkalt til et møte med blant annet statsminister Jens Stoltenberg, kommunalminister Liv Signe Navarsete, og kunnskapsminister Kristin Halvorsen.

Christian Ryg

Med på møtet var også arbeidsminister Hanne Bjurstrøm og samordningsminister Karl Erik Schøtt-Pedersen.

Ministrene ønsket å høre om konkrete tiltak og grep man har tatt, men også om hvordan bedriftslederne så på sykefraværsmeldingen og de tiltak og endringer som foreslås i den.

Det ble blant annet spurt om deltakernes meninger om ulike momenter i rapporten om sykefravær og om deres konkrete råd til Regjeringen i den forbindelse. Kariann Ellefsen mente at ministrene var meget interesserte i svarene og la vekt på de praktiske erfaringene man kom med i den forbindelsen. Regjeringen sender et veldig positivt signal ved å fokusere på de gode eksemplene, og bruke dem i sitt videre arbeid mener hun.

- Jeg legger selv stor vekt på å holde folk i arbeid og legge til rette for at man kommer raskest mulig tilbake. Det gjelder å ha riktig fokus. Ikke spør hva folk kan gjøre for å komme tilbake. Still heller spørsmål om hva bedriften kan gjøre for at de skal kunne utnytte den arbeidskapasiteten de fortsatt besitter. Det er lederens ansvar å legg til rette for en slik utvikling. Jeg understreket for ministerpanelet at i Tollpost Globe har vi hatt gode erfaringer med en slik holdning og policy.

Ellefsen var forøvrig blant de ti beste i kåringen av «Årets unge leder» som gjennomføres av Handelshøyskolen BI, Dagens Næringsliv og konsulentselskapet Assessit. 100 deltakere var utvalgt. Kriteriene var både personlige egenskaper, hvordan de takler dagens arbeidssituasjon og hvilke resultater de har oppnådd. I konkurransen var naturlig nok resultater omkring sykefravær en viktig faktor.

Tilfeldig valg

Det var en tilfeldighet at Kariann Ellefsen kom til å havne i spedisjonsbransjen. Hun var allerede godt på vei i studier som skulle ledet i en helt annen retning.

- Jeg skulle egentlig bli jurist. Men så fikk jeg et tilbud om å delta i et prosjekt i forkant av og under OL på Lillehammer i 1994. Det var for fristende til å avslå. Jeg trodde at det gikk an å kombinere med studier, men nå du jobber 15 timer i døgnet med prosjektet, blir det ikke mye tid til overs til studier. Etter OL gikk jeg tilbake til studiene. Allerede året etter kom neste tilbud fra Tollpost Globe. Jeg kunne få et års vikariat som administrativ leder. Nok en gang var det en stor fristelse, så jeg slo til. Siden den gangen har juristen vært parkert.

- Så du gikk rett inn i lederrollen og har blitt værende der?

- Ja, det er riktig. Når det er sagt er jeg overbevist om at ingen er født med lederegenskaper. Det er noe du må utvikle og pleie. Spørsmålet du må stille er også; hva er en god leder og hvordan skal man lede? Jeg tror at lederrollen har endret seg veldig mye de siste 20 årene. Du må være mer ydmyk og lyttende i dag. Medarbeiderne dine på alle plan i organisasjonen kan mye mer i dag enn i tidligere tider. Det nytter ikke bare å trumfe beslutninger gjennom i organisasjonen. Beslutninger må være basert på at alle er med og bidrar. Dersom beslutninger baseres på slike forutsetninger, vil alle være med og dra lasset for at resultatet skal bli bra. Alle har eierskap til slike beslutninger.

Som leder må man være fokusert på produktivitet, fremhever Ellefsen.

- For meg er det ett mål for produktivitet som er viktigst: Medarbeidertilfredshet. Dersom medarbeiderne er tilfredse med arbeidsplassen, vil det gi eierne tilfredshet, fordi vi kan se resultatet på bunnlinjen. Det viktigste for å oppnå medarbeidertilfredshet er nettopp at beslutninger er forankret, og at alle som berøres er involvert før beslutninger fattes.

Nettopp i et konsern som Tollpost Globe er endringsvilje uhyre viktig.

- Vi tar pulsen på næringslivet. Dersom det går bra for norsk næringsliv, her vi mye å gjøre. Dersom tidene er trange, reduseres nivået hos oss. Det krever den endringsviljen jeg mener vi har oppnådd ved å involvere alle medarbeidere. Det nytter ikke bare å flytte på folk uten å spørre. Selv om slike beslutningsprosesser tar lengre tid enn å diktere endringer, så er jeg overbevist om at vi tjener inn igjen den tiden mange ganger i det lange løp.

For å få en god arbeidsplass for alle og en organisasjon som fungerer best mulig er det viktig å bryte ned hierarki, påpeker hun.

- Vi må ha fokus på hva vi driver med. Hos oss er godsekspeditører de ansatte som må erstattes time for time dersom de er syke. Dersom jeg er borte fra jobben noen dager, kan allikevel bedriften gå for fullt. Jeg har dyktige medarbeidere som kan utføre jobbene sine uten at det krever kontroll og administrasjon. Men godsekspeditørene er grunnstammen i bedriften. Uten dem blir ingen vogntog lastet eller losset.

Sykefravær krever engasjement

Når det gjelder sykefraværet, og arbeidet for å få det ned, har Kariann Ellefsen også klare meldinger. Hun sier at det i stor grad er et lederansvar.

- Hos oss har vi lagt opp til rutiner som tar tak i fraværet etter kortere tid enn det som kreves. Det gjelder å være tidlig på ballen ved langtidsfravær. Vi må snakke med nærmeste leder for den det gjelder. Vi må ha samtale med den sykemeldte allerede etter noen uker, og vi må finne mulige løsninger som gjør at vedkommende kan komme tilbake i jobb. Omplassere folk som kan utføre mindre slitsomme jobber for eksempel. Dersom langtidsfraværet kommer av slitasjeskader, kan vedkommende få en jobb som ikke krever full fysisk styrke. Det er viktig for alle ansatte at de føler at bedriften bryr seg om dem. Ved lengre tids fravær er det faktisk ikke uvanlig at folk får angst for å komme tilbake i full jobb. Da kan vi invitere til en samtale, møte med kolleger og lunsj i kantina som en begynnelse. Mange skjønner da at ingen tror de skulker unna. Det gjør det lettere å komme tilbake.

Det er også viktig å stille de riktige spørsmålene. «Hva kan vi gjøre for at du kan komme tilbake i jobb?» «Hvor mye er det rimelig å forlange at du skal jobbe?» «Hva kan du gjøre?», er også et mer positivt spørsmål enn «hva kan du ikke gjøre?»

Fokuser på de friske

Ellefsen poengterer at det er viktig å fokusere på de friske. Så langt råd er skal man holde folk i jobb.

- Da må man ha hyppigere medarbeidersamtaler. Vi har lagt opp til månedlige samtaler der medarbeider møter nærmeste overordnede til en samtale om hvordan arbeidsplassen fungerer, og hva som eventuelt ikke fungerer. I utgangspunktet har vi i samarbeid satt opp mål, og vi måler resultater. Før en slik samtale har den ansatte full tilgang til alle opplysninger. Samtalen foregår som én-til-én mellom disse to, og kan til tider være ganske direkte i tonen. En slik samtale skal være et middel til å bedre arbeidssituasjonen og rette opp eventuelle feil eller mangler. Det er ikke noen form for domstol over hver enkelt ansatt, og skal heller ikke oppfattes slik av den enkelte. Vi kaller denne prosessen for ROS; resultat, oppfølging og signaler. På denne måten kan vi fange opp signaler og løse saker så tidlig som mulig. Jeg har veldig stor tro på denne måten å drive utvikling i bedriften, og mener at vi kan vise til gode resultater, ikke minst i form av en kraftig reduksjon i sykefravær gjennom de siste tre årene.

Skal videre

Selv om Kariann Ellefsen er leder for Larvikavdelingen til Tollpost Globe, og har arbeidet også i andre ledende stillinger gjennom sin karriere i konsernet, ser hun for seg en videre utvikling for egen del.

- Nå begynner mine barn å bli så store at jeg kan tenke på videre utdannelse. Jeg ønsker å ta en bachelor i Management ved BI for å dyktiggjøre meg for nye oppgaver. Heldigvis gir min arbeidsgiver muligheter for slik videreutvikling, mens man er ansatt. I det hele tatt har jeg alltid oppfattet Tollpost Globe som en arbeidsgiver som ønsker å legge til rette og som gir muligheter for fleksibilitet. Det er en av grunnene til at jeg trives godt i denne jobben, avslutter Kariann Ellefsen.

www.logistikk-ledelse.no © 2010

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!