Sørg for at vareforsendelsen ikke strander som følge av dårlig planlegging

På papiret framstår mange vareeksportører og importører som svært bevisste på leveringsservice. Men fine ord og høye prinsipper kan fort gjøres til skamme dersom transportbestillingen er omtrentlig og ufullstendig. Det gjelder i særdeleshet når varer krysser grenser. Her følger 12 tips.

Olav Hermansen

En erfaren distribusjonssjef i en større internasjonal bedrift sa for noen år siden til meg: Det er viktig at vi ikke stiller oss slik at enhver ny transport blir som et orienteringsløp. Inspirert av denne advarselen, og basert på atskillige historier om internasjonale transporter som har blitt mye mer tidkrevende, kostbare og krøkkete å gjennomføre enn nødvendig, har jeg laget sjekklisten under:

1. Transportørens nettverk i mottakerlandet

For eksportører spesielt er det ved dør-dør-transporter ekstremt viktig å sjekke at transportøren virkelig har et fungerende nettverk i mottakerlandet. Dette vil ofte være den beste måten for å oppnå tids- og kostnadsstyring av forsendelsen når varer krysser grenser. Dessverre er det en del transportselgere som skryter på seg et nettverk de ikke har. Et drastisk, men dessverre ikke enestående eksempel var transportøren som lot en dør-dør vareforsendelse ende opp i Slovenia og ikke i Kroatia hvor varekjøper holdt til. Når eksportøren ville vite hvorfor innrømmet transportøren at han kun hadde nettverk i nabolandet Slovenia, ikke i mottakerlandet Kroatia.

2. Adresse- og kontaktinformasjon

Til tross for informasjonslogistikkens mange velsignelser er det fremdeles levende personer som organiserer og utfører transporten. Og når noe går som ikke planlagt - og det gjør det ikke sjelden - er det greit å ha navn, telefon- og e-postadresser både på avsender-, mottaker- og ikke minst transportørsiden lett tilgjengelig.

Adresseinformasjon er også ekstremt viktig for transportøren, både mht. henting og utlevering. Ikke sjelden befinner varene seg fysisk på et annet sted enn der selger holder til, hvor fakturaadressen til mottaker er osv. Jeg var selv med en laksetransport til Paris for noen år siden, hvor sjåføren og jeg, på grunnlag av transportdokumentet, endte opp foran et glasspalass av en kontorbygning. For oss var det åpenbart at vi ikke kunne dumpe 18 tonn laks der. Og hva når «leveringsadressen» er postboks 100 Roma? Ja, eksempelet er sant.

3. VAT-nummer

Internasjonale transporter har både en fysisk del og en dokumentdel. Og spesielt ved dør-dør-transporter til EU hvor innfortolling inngår i «pakken» må det være momsnummer med på fakturaen for innfortolling.

4. Foreligger det eksport- og importrestriksjoner?

Ikke alle varer kan selges til alle typer kunder i alle land. Utenriksdepartementet spiller en sentral rolle her, som «regelverkseier» og håndhever av en rekke, om enn ikke alle restriksjoner. Behandling av søknader om eksportlisens tar tid, ikke sjelden fire-fem uker. Da blir det for dumt om sjåføren står utenfor og tuter og spør etter varer som du pt. ikke har grønt lys for å eksportere. Tilsvarende blir det vanskelig å få gjennomført en dør-dør-transport dersom toll- eller andre myndigheter i innførselslandet sier, sorry, den varen får du ikke lov å innføre her. Med mindre din bedrift er juridisk representert i kjøpers land er det klart å anbefale at evt. innførsels- eller valutalisens ordnes av kjøper og foreligger FØR transporten krysser grensen til mottakerlandet.

5. Valg og presisering av leveringsbetingelse

La oss først minne om at leveringsbetingelsene fra 2011 heter Incoterms® 2010 og at regelverkseier er ICC. Reglene klargjør hvilke forpliktelser hhv. vareselger og kjøper har hvor langt i transportløypa. Leveringsbetingelsen fordeler ansvaret for transportrisiko, transportkostnader, eksport- og importformaliteter og overholdelse av sikkerhetskrav. For dør-dør-forsendelser har du normalt fem valg, CPT, CIP, DAT, DAP og DDP. Hver av de fem leveringsbetingelsene innebærer forskjellige forpliktelser for selger og kjøper. Også var det dette med presisering da. Når jeg ser formuleringer som «CIF USA» vet jeg ikke om jeg skal le eller gråte. For siden vi snakker om så vel et steds-, tids- og et tilstandsløfte er det viktig at både kjøper og transportør får nøyaktig beskjed om hvor, når og hvordan.

6. Godsets karakter

Informasjon om godset er et tilsynelatende opplagt punkt. Men det er like fullt et område hvor det forbløffende ofte «syndes». I denne sammenheng tenker jeg blant annet på informasjonen til tollvesenet i form av tolltariffnummer. Feilaktig tolltariffering og verdiangivelse er blant de «klassiske grunnene» til at varer stanses på grensen. Farlig gods krever særbehandling. En selger i et større transportselskap fikk ikke opplyst fra en ny eksportkunde at hans varer var klassifisert som farlig gods. Det resulterte i at havnemyndighetene, når de fikk nyss om at det farlige godset var samlastet med andre varer i samme container, prompte forlangte containeren tømt og samtlige varer lastet om. Noen varer kan være såkalt selvødeleggende under transport. I slike tilfelle ligger det fulle og hele ansvaret på vareeier. Her må man vite, ikke tro.

7. Emballering, merking og håndteringsinformasjon

Her har jeg, etter å ha vandret rundt på diverse terminaler, sett hele spekteret fra det forbilledlige til det forferdelige. Både hos transportører og forsikringsselskaper er det mye god kunnskap om transportemballering og merking. Oppfordringen til vareeierne er derfor: Spør disse om råd! At merkekrav også kan være nasjonale er viktig å sjekke - og ta høyde for. En tilsynelatende detalj er typen lim som brukes på etikettene. Norske eksportører har opplevd at etiketter har falt av og forsvunnet i land med høy luftfuktighet. Og da er det ikke bare greit, spesielt ikke om dette skjer på en havneterminal på den andre siden av jorda hvor ti tusen andre forsendelser samtidig befinner seg.

Håndteringsinformasjon om godset er dessuten viktig. Her finnes ISO-standarder man bør legge til grunn. En opplysning om hvorvidt godset kan stables eller ei er ofte essensielt for at varene kommer hele fram. For det går ofte fort for seg i transportverdenen.

8. Henting og overlevering av varer - når?

Jeg vil påstå at en del eksportører og importører her tenderer til å være mer «macho» enn markedsorienterte. Det fordi de setter opp unødig snevrere tidsvinduer for både henting og avlevering av godset. Gir du en god transportør noen dager eller kanskje en uke mer tid på å planlegge en forsendelse bør han kunne komme opp med et mye bedre pristilbud. Det samme gjelder til dels om du innrømmer ham mer fleksibilitet mht. hentetider. Mange eksportører og importører har en tendens til knapt å legge inn noe slakk i det hele tatt ved internasjonale vareforsendelser. Her er det viktig å huske på at ikke minst grensepasseringer, offentlige kontroller, omlastinger og frekvensen på rutetilbudet til den aktuelle destinasjonen kan representere betydelige usikkerhetsfaktorer mht. når en vare kan være framme. Det gjelder særlig for forsendelser utenfor «andedammen EØS».

9. Vekt, volum og godsets form

Både når det gjelder beregning av fraktpris, lastesikring og evt. håndtering av gods er disse opplysningene viktige. Opplagt, ja vel, men på hvilket nivå? Det er jo spesielt ved lastebil- og flytransport, hvor omregningsforholdet vekt: volum ikke akkurat er 1:1, at det kan oppstå komplikasjoner og misforståelser, som igjen kan føre til unødvendig høye fraktregninger. Innen veitransport anvendes dessuten lastemeter som måleenhet for visse typer gods.

Poenget her er å understreke hvor viktig det kan være for vareeiere å ta seg tid til å sette seg ned sammen med transportøren å gå gjennom fraktberegningene med tanke på å finne fram til optimale transportløsninger.

Vektopplysninger kan for øvrig være viktige mht. tollberegning. Da må ikke bruttovekt framstå som nettovekt.

Og så har vi gods med en ukurant form. Med slikt gods har det, dersom det er mulig, ofte vist seg både lønnsomt og lurt og sende godset i deler, slik at det får plass i mer standardiserte lastebærere som for eksempel containere. Da slipper du å betale for mye luft. I tillegg reduseres faren for transportskader vesentlig.

10. Kolliopplysninger

Jeg har selv, ved lastebiltransport over grenser, opplevd tollere som møysommelig har talt over antall kolli og sammenliknet antallet med pakklisten før vi fikk «go» for videre kjøring. Og dette er vanligere enn som så. Informasjonen i handelsdokumentasjon, merking, emballering og kolliopplysninger må stemme innbyrdes. Både offentlige kontrollører, transportør - og varemottaker vektlegger det. I tillegg kan nasjonale særkrav komme inn.

11. Hvordan transporten skal gå?

Normalt sett er dette transportørens hjemmebane. Men en kan også utfordre transportøren på å finne alternative løsninger. I og med at sjø- og banetransport ofte er prismessig konkurransedyktig over lengre strekninger (400 til 500 km +) kan bruk av slike transportformer være verdt å sjekke. For de som vil konkurrere på hurtighet har på den annen side flyfrakt et ofte uutnyttet potensial pga. korte ledetider, mindre emballasje og kapitalbinding.

12. Betalingssikring og transport

Dette er en problemstilling som ikke sjelden faller «utenfor radarskjermen» til både eksportselgere og logistikkfolk. Spesielt ved betalingsformen remburs kan det, og da gjerne fra importørs side, være lagt føringer på hvordan transporten skal organiseres. Her er det viktig at selger tar styringen, slik at man ikke blir påført en «krøkkete» og dyr transportløsning. Ved en betalingsform som dokumentinkasso er det gjerne logisk at transportøren er selgers forlengede arm inntil betaling har funnet sted. Ellers faller mye av vitsen med dokumentinkasso - som instrument for betalingssikring - bort.

--------

Artikkelforfatter arbeider som senior rådgiver i NorStella, med tiltak for å forenkle internasjonal handel (trade facilitation) og opplæring i bruk av internasjonale handelsbetingelser. Han har bakgrunn fra Norges Eksportråd, Innovasjon Norge og Kuehne + Nagel.Olav Hermansen

Hermansen har blant annet vært redaktør av Eksporthåndboken i 11 år, deltatt aktivt i arbeidet med både Incoterms® 2000- og 2010-regelverkene og har i en rekke år skrevet artikler og holdt forelesninger om internasjonale leverings- og transportbetingelser, handelsdokumentasjon, internasjonal betalingssikring og håndtering av eksport- og importrestriksjoner.

www.logistikk-ledelse.no © 2011

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!