Store logistikkutfordringer under Ski-VM 2011

Å arrangere Ski-VM 2011 er krevende. - Det er mange utfordringer og tidsplaner skal følges uavhengig av værforhold, forteller transport- og logistikksjef Bjørn Morten Vold og logistikkansvarlig Holmenkollen Arena Jo Eirik Frøise. - Når arrangementet går av stabelen fra 23. februar til 6. mars må alt fungere fra A til Å. Det krever grundige logistikkforberedelser.

Trond Schieldrop

Et stort antall tilskuere fra en rekke land forventer til en hver tid både servering og transport til og fra arenaene. I tillegg er det flere hundre millioner TV-seere verden over som følger utøverne og forventer uavbrutte overføringer av bilder og lyd, forteller Vold og Frøise. Ca 2.200 frivillige arbeider for Ski-VM 2011.

- Vi er oppdelt i mange funksjonsområder og alle funksjonærer ledes av HR-sjef Marit Nygaard. Mitt ansvar er transport, parkering og logistikk. Vi er til sammen 46 personer på logistikk og 160 på transport og trafikk, sier Vold. Han forteller at det er en utfordring å frakte store mengder materiell, mat, tilskuere og utøvere på et så begrenset område som Holmenkollen.

- I selve rennperioden skal arrangementet være uforstyrret og uberørt av etterforsyninger.

Spesielle leveringsmåter

- Vi må benytte spesielle leveringsmåter og mellomlagringsmetoder i anlegget. Vi har flere kjølecontainere som skal forsyne publikumsteltene. Daglig skal ca 30.000 mennesker inn og ut av arenaene, sier Vold. Etterforsyning foregår daglig i tidsrommet etter at publikum forlater arenaen til de strømmer inn neste morgen. Det betyr at etterforsyning av varer og materiell vil skje innen kl 07:00 om morgenen.

På spørsmål om hvor mye mat og drikke som daglig vil bli transportert inn, forteller Vold at det er til sammen 22 kiosker, 2 VIP-telt og 2 publikumstelt i Midtstuen og Holmenkollen. To lastebiler med matvarer leveres daglig til hver av publikums- og VIP-teltene og kioskene. Uttransportering av mat og drikke til bespisningsområdene og kioskene skjer med ATVer og snøscootere. Transport til publikums- og VIP-telt skjer med små varebiler.

- Regner vi med brøyting, strøing, vareleveranse, NRK inn og ut innebærer det at om lag 30 lastebiler vil kjøre til og fra anlegget om natten. På toppdagene vil det stå ca 150 turbusser parkert sammen med 75 kringkasterbusser. I tillegg er det avsatt plass til ca 300 personbiler, forteller Frøise.

Dårlig vær ingen hindring

Det er opprettet mellomlagring av mat og kjøleprodukter ved publikumsteltet. I tillegg er det lager ved kapellet for arrangementshus og kiosker. I VIP-telt er det just in time med leveranse hver dag etter kl 1900. Her er det også et eget kjølelager.

Verken transport- eller logistikksjefen kan naturligvis forutsi hvordan været blir under mesterskapet.

- Det er gjort nødvendige forberedelser for å aksjonere dersom det blir mildvær eller stort snøfall. Vi har tilgjengelig kapasitet til å frakte inn tilstrekkelig mengder med snø og har sikret oss brøytekapasitet i tilfelle stort snøfall, sier Frøise. Han forteller at det stilles store krav til brøyting av anlegget før og etter at funksjonærer, utøvere og publikum ankommer og har forlatt arenaen.

- Ved snøfall må vi for eksempel brøyte før vareleveransene kommer og søppelet tømmes. Samferdselsetaten i Oslo kommune har inngått avtale med ISS som har ansvaret for disse oppgavene. I tillegg vil Skiforeningen stå for smårydding av publikumsområdene. Samferdselsetaten har ansvaret for alle veier, gangveier og parkeringsplasser i Holmenkollen.

Sledetoaletter

Latriner er plassert på flere hensiktsmessige områder på arenaene og i løypetraseene.

- Vi er nå i gang med å utplassere toalettene i publikumsområdene. Utfordringene er at deler av dette er ute i løypenettet, sier Vold. - Effektiv tømming av toalettene krever god logistikk. Vi har derfor utviklet en løsning med kabinettoaletter på ski, såkalte sledetoaletter. De hentes med snøscooter eller prepareringsmaskin og fraktes til egne tømmingsområder der de suges inn i septikkbiler. En annen utfordring er å utplassere toalettene på egnede steder slik at de ikke skjemmer omgivelsene men likevel gir tilstrekkelig kapasitet.

- Med ca 30.000 betalende og kanskje like mange ikkebetalende tilskuere blir dette en utfordring. Det kreves ca 600 toaletter for å få en tilstrekkelig kapasitet.

Det er etablert et søppelsorteringsanlegg i HV-leiren.

Sikkerhet satt i høysetet

Ski-VM 2011 har et tett samarbeid med politi, PST og UD i forbindelse med besøk av statsoverhoder og VIP-personer.

- Det er egne retningslinjer for hvordan de skal bringes inn og ut av anlegget. Vi har oversikt over hvem som har meldt sin interesse og ser frem til å ivareta deres ønsker. Vi har planlagt egne veier til dette formålet, sier Vold.

Betydelig nødstrømskapasitet

Både NRK, andre kringkastere og arrangøren har spesifisert kravene til UPS (nødstrøm) som har en samlet kapasitet på størrelse med et norsk sykehus.

- I tillegg benytter vi aggregater for blant annet kjøling av mat, sier Vold. Han legger til at Ski-VM har gjort avtale med alle utstyrsleverandører slik at de har beredskapspersonell til stede under arrangementet. Det være seg alt fra levering av mat, strømforsyning til lys. Alt av håndverkere vil være tilgjengelig under arrangementet.

Stort mediaoppbud

1.800 journalister og kringkastere har meldt sin ankomst til arrangementet. Det innebærer at det blir stor trafikk på mediesenteret som er moderne er meget godt utstyrt av moderne teknologi.

- Når journalistene kobler på PCene kan de laste ned alt de måtte ønske av live filer. Senteret har tilstrekkelig kapasitet til å dekke deres behov, mener Vold og Frøise.

IKT-løsninger

Alt av datakommunikasjonsløsninger er godt ivaretatt av en moderne kommunikasjonsløsning som ble installert da det nye Holmenkollanlegget ble bygd Det er topp moderne utstyrt i både kommentatorbokser og presserom med trådløse nett.

- Vi har samarbeidet med NRK i tilrettelegging av arrangementet. De er blant de fremste i verden på produksjon av radio- og TV-sendinger. Det blir benyttet fiberkabel for direkteoverføring av arrangementet til Oslo sentrum der vi daglig regner med ca 50.000 tilskuere. Kommunikasjonen ut mot offentlige nett leveres av Tele2, opplyser Vold som legger til at 40 funksjonærer/frivillige på IT-siden skal sikre tilfredsstillende oppetid i anlegget. De fleste av dem kommer fra toppjobber i data- og telekommunikasjonsbransjen.

www.logistikk-ledelse.no © 2011