Ny pallekvittering for maskinell lesing

Bedre papirflyt og bedre logistikk

Innføringen av den nye pallekvitteringen som trådte i kraft ved nyttår, medfører at det blir flere kvitteringer å håndtere enn tidligere. Derfor har man samtidig sett på løsning for å kunne ta i bruk moderne datateknologi for rasjonell og effektiv håndtering av utfylte kvitteringer. Firmaet DataScan står bak den tekniske datafangstløsningen, og i samarbeid med InfoPrint har man kommet frem til en pallekvittering som er tilrettelagt for maskinell lesing.

Den anbefalte utvekslingsordningen pr. 1. okt. 1995 er opphørt. Linjegods, ASG, Nor-Cargo, DFDS Tollpost-Globe, Havne- og Terminaloperatørenes Landsforening og Norges Speditørforbund anbefaler sine medlemmer og transportutøvere å innføre ny ordning for palleutveksling i innenrikstransport.

Transportutøverne ser at det totalt sett er praktiske, økonomiske og miljømessige gode grunner for å stimulere markedet til gjenbruk av EUR-paller. De er derfor enige om å tilby markedet innenlands en felles revidert utvekslingsordning. Samtidig tilbys de kunder som ønsker det en felles revidert utvekslingsordning som innebærer at pallene ikke utveksles. Det vil være knyttet bestemte forutsetninger til begge ordningene.

De nye pallekvitteringene er tilrettelagt for maskinelt lesing

Daglig leder Gisle Buene i DataScan as opplyser at det var viktig for dem å kunne tilby en rimelig og fleksibel løsning.

- Samarbeidet med InfoPrint har resultert i en effektiv løsning som passer små og store transportører. Vi har lagt vekt på at løsning kan bygges ut etter behov, sier han.

ASG var først ute med Teleform, som datafangstløsningen heter.

- Vi valgte å legge løsningen til terminalen i Lillestrøm hvor vi har koblet opp en skanner som håndterer kvitteringene som leveres inn på huset, sier produksjonssjef Arild Moe i ASG.

Terminaler rundt om i landet for øvrig sender inn utfylte pallekvitteringer via en vanlig faksmaskin. På Lillestrøm er det nå kapasitet til å imot mer enn to kvitteringer i minuttet som automatisk går inn i det nye systemet.

- Denne løsningen var bedriftsøkonomisk best for oss. Vi så fordelen med å kunne bruke eksisterende faksmaskiner og ikke minst at det ville gjøre opplæring enklere for oss, fortsetter Moe.

To fluer i ett smekk

Teleform leser og tolker de utfylte feltene på pallekvitteringene og overfører dataene til reskontro for videre behandling. Denne løsningen gir verdifull statistikk og mulighet til oppfølging og kontroll av paller i ASG. Med denne nye ordningen får man bedre oversikt over pallebevegelser mellom de ulike aktørene i ASG.

Teleform kan i tillegg automatisk overføre kopi av pallekvitteringen til et elektronisk arkivsystem. Dette får samtidig alle dataene Teleform har lest. På den måten har man alle ønskelige opplysninger som er nødvendig for å kunne søke frem et dokument i et elektronisk arkivsystem. ASG har valgt arkivprogrammet Alchemy, en løsning som ofte benyttes sammen med Teleform.

- For oss var det naturlig å lagre pallekvitteringene elektronisk. Det innebærer ikke noe merarbeid for oss, alt vi trenger til elektronisk arkiv får vi fra Teleform. Dersom vi har behov for å lete opp en pallekvittering er den kun "ett tastetrykk" unna. Vi kan se kvitteringen på skjerm, skrive den ut eller sende på e-post om vi ønsker det. Vi glade for å slippe jobben med å arkivere manuelt når vi nå ser hvor enkelt og effektiv dette er, sier Arild Moe.

Effektiv og fleksibel løsning

ASG har hatt løsningen i noen måneder, og ser allerede store besparelser. Sammenlignet med manuell punching har de mer enn doblet kapasiteten.

- Løsningen ASG valgte kan mer enn håndtere pallekvitteringer, sier Buene, som opplyser at den kan benyttes til å håndtere de fleste skjemaer og dokumenter man finner i en bedrift, og ramser opp eksempler som fraktbrev, inngående fakturaer, timelister, håndbøker, CVer osv.

Den nye EUR Pall-kvitteringen kan bestilles hos InfoPrint (tlf 22 97 45 58) sammen med etiketten "Ikke utleverings-pall". Selskapet har ansvar for nummerseriene og distribusjon av de nye pallekvitteringen og etikettene, og har i samarbeid med DataScan as sørget for at pallekvitteringene er utformet slik at de kan leses automatisk ved hjelp av Teleform. Datafangstløsningen kan bestilles hos DataScan på telefon 22 61 77 77 som vil foreta installasjon opplæring av personell.