– Med IFS Applications kan vi nå følge opp våre leverandører på en optimal måte slik at kvaliteten styrkes i alle ledd av virksomheten, sier IT-sjef i Rusta, Päivi Redig. Foto: Mats Liljedahl

Forretningssystemet fungerer utmerket

– Våre norske varehus er nye brukere av forretningssystemet til IFS Applications, sier regionsjef Norge Erlend Kramer. – Vi fikk implementert systemet fra bunnen av, i motsetning til svenskene som måtte dra med seg gammel ERP-tankegang i overgangen til ny dataplattform.

Han forteller at det nye forretningssystemet fungerer utmerket. Implementeringen av nytt system vil alltid kreve en del utfordringer, men hos Rusta har det har gått overraskende smertefritt.

– Jeg har tidligere vært med på å implementere andre systemer i andre virksomheter og ble positivt overrasket over IFS Applications. Dette er i tillegg et helhetlig system med et godt brukergrensesnitt. Se bare på forsidefunksjonaliteten med systemet. Det er enkelt å gjøre individuelle forsider og highlighte ulike nyheter her. Det er dynamisk slik at jeg enkelt kan veksle mellom måltall, forteller Erlend Kramer.

– Det gir oss bedre kostnadskontroll samtidig som det er et ypperlig verktøy i opplæringsøyemed. Alle ansatte har fått opplæring. Systemet er enkelt å forstå og medfører minimalt med feil. I og med at det er så intuitivt har det forenklet opplæringen av de ansatte. Det tar kort tid før de kan bruke systemet, legger han til.

 

Vekstfase

Rusta har syv varehus i Norge og er inne i en vekstfase.

– Ser du på IFS-systemet som sådan, omfatter det varelogistikken fra innmelding av varer til varebeholdning både eksternt og internt i varehuset. Systemet er også enkelt å bruke i forbindelse med kundeordre. Våre kassabetjenter kan enkelt se varebeholdningen på eget lager og på hovedlageret i Sverige. Vi bruker systemet lite i forhold til statistikk mens BI-brukes eksternt via tredjepart.

Henning Ivarson

Rustas nye sentrallager snart klart

Rusta får ett lager i stedet for elleve og vil gi selskapet stor fleksibilitet og bedre forutsetninger for fremtidig vekst.

Det svenske handelsselskapet Rusta, som selger hjem- og fritidsprodukter, har de senere årene opplevd en sterk vekst i hjemmemarkedet. Daglig betjener Rusta 55.000 kunder, og  med nyetablering i Norge i fjor høst samt produksjons- og logistikk-huber i Asia, kom selskapets egenutviklede forretningssystem til kort.

I utvelgelsesfasen sto selskapet konfrontert overfor følgende problemstilling: "Hvordan kan vi øke antall varehus og ekspandere i nye land samtidig som vi har god oversikt våre prosesser samtidig som vi opprettholder vareflyten?"

– Tidligere benyttet vi et egenutviklet system og Excel-ark. Det var ikke holdbart i forhold til selskapets sterke vekstambisjoner. Da vi skulle inn på det norske markedet var vi avhengig av et system som kunne håndtere valutaer, moms/skatter og lagerbeholdning. Det lot seg ikke gjøre i det gamle systemet, sier IT-sjef i Rusta, Päivi Redig.

 

Kort implementeringstid

I begynnelsen av 2014 gjennomførte Rusta en anbudsrunde der fem ERP-leverandører ble invitert til å demonstrere sine løsninger. Til slutt var det to leverandører som kjempet om kontrakten.

– IFS hadde en helhetstankegang og faglige modeller som matchet våre krav. Derfor falt valget på dem. Med IFS Applications kan hver enkelt lokale butikk fatte raske og selvstendige beslutninger, sier Redig. – En klar fordel med IFS er at de er et globalt selskap med røtter i Sverige. De forstod våre kulturelle behov på en god måte, sier Redig, og legger til at IFS har vært med fra forprosjekteringsfase, implementering til systemjusteringer.

Rusta startet implementeringen av IFS Applications i fjor høst og systemet var på lufta etter åtte måneder. – Det er ekstremt kort tid på å skifte ut gammelt og gå over til nytt forretningssystem, DI-løsninger og kassasystemer i butikkene, sier Redig. Hun legger til at systemskiftet måtte være på plass før Rusta etablerte seg i det norske markedet. – I anbudsfasen var vi derfor ute etter en leverandør som kunne gjennomføre prosessen på raskest mulig måte.

 

Ledelsesansvar

– Hvor viktig er det at ledelsen er med i utvelgelsen av et nytt forretningssystem?

– Både styret og ledelsen inntok et eieransvar til valg av nytt forretningssystem. Vi hadde mange interne diskusjoner om løsningsvalg. Fra prosjekt- til implementeringsfasen har vi fått støtte fra både ledelsen og eiere. Det gjorde oss i stand til å fatte riktige og raske beslutninger, noe som er avgjørende i denne type implementeringer. Når det er sagt, var også ledelsen i IFS sterkt involvert i utvelgelsesprosessen. Vi etablerte en egen styringsgruppe bestående av representanter fra både Rusta og IFS, sier Redig. Hun legger til at det har kostet mye tid og ressurser å investere forretningssystemet.

– Derfor må alle formaliteter være på plass slik at vi var i stand til å overholde tidsforbruket i prosjektet. Vi valgte en standardløsning som vi kan vokse med.

 

Retail-suite

Rusta benytter IFS Applications Retail-suite med moduler for innkjøp, leveranseovervåkning, økonomi, prognoser, business intelligence, sourcing i Asia samt kopling til kassasystem og lager. Implementeringstiden tok åtte måneder, noe Rusta er meget godt fornøyd med.

 

Produksjonskontroll

– Vi var avhengig av kontroll med våre asiatiske produsenter og mot våre varehus i Sverige og Norge. Vi er ekstremt opptatt av produktkvalitet. Dette var ikke lengre mulig i vårt egenutviklede forretningssystem. Derfor var vi på utkikk etter et system som ivaretok vareflyten fra idefase til produktet var ferdig implementert. Med IFS Applications kan vi nå følge opp våre leverandører på en optimal måte, slik at kvaliteten styrkes i alle ledd av virksomheten, sier Redig.

 

Vekst og ekspansjon

– Vi gjør all økonomiforvaltning, kampanjeplanlegging, innkjøp og sourcing i IFS. Når vi får en idé om et nytt produkt blir det foretatt et søk i IFS etter riktige produsenter i Asia. Alle prismodeller/matriser ligger i IFS, i tillegg til prognoser. I hver enkelt butikk har vi også et kassasystem fra IFS og Centrix. For øke kvalitetsoppfølgingen benytter vi Business Intelligence hvor vi kan analysere hver enkelt leverandør og produkt på en enhetlig måte. Nå kan vi også følge produktet fra produsent til hver enkelt butikk, sier Redig.

Ni måneder etter idriftsettelsen er det for tidlig å anslå hvor store besparelsene med IFS Applications blir i kroner og øre, og fortsatt foretas det justeringer og tilpasninger.

– Vi har fortsatt en vei å gå før vi er i mål med implementasjonen, og den totale effekten av systemet vil vi se om halvannet til to år, sier hun.

 

Bedre informasjonsoversikt

Redig forteller at et integrert system gir bedre informasjonsoversikt fra leverandører og kunder slik at de kan fatte raskere beslutninger.

– Rusta har standardisert flere prosesser, noe som sparer tid og sikrer kvalitet i leveransene. Tidligere benyttet vi som nevnt et egenutviklet system og det ble lagt ned store ressurser på å opprettholde og drifte det. Et standard system forenkler arbeidsprosessene. Det er blant annet mindre manuell informasjonsinntasting, noe som sparer tid og forbedrer datakvaliteten. Allerede nå ser vi store effekter av systemet. For videre ekspansjon er vi avhengig av et system som håndterer flere valutaer og tollavgifter på en enkel måte. Det er strenge lovkrav i forbindelse med valuta-, moms- og tollhåndtering. Dette takler IFS Applications på en meget god måte.

 

Høye kvalitetskrav

Med IFS Applications er Rusta i ferd med å nå sine høye kvalitetskrav.

– En forutsetning får å komme i mål er at vi lærer oss bruken av systemet. Det gir oss mange muligheter, samtidig som det stiller tøffe krav til leverandøren. Det er utfordrende å få alt til å henge sammen samtidig som vi skal ha kontroll med systemendringene og hvordan de påvirker oss. Våre ansatte på hovedkontoret i Sverige er entydig positiv til bruk av forretningssystemet. Her foretar vi alle sentrale innkjøp, kampanjeplanlegging, prissetting med mer. I Norge brukes systemet på varemottak , i butikker, til generell oppfølging og leverandørinformasjon og bestilling av varer, avslutter Päivi Redig.

– Vi er opptatt av å gi våre kunder god oppfølging slik at de raskt kommer tilbake til vår Rustabutikk her på Strømmen, sier lagersjef Espen Frømyr (i midten). Foto: Trond Schieldrop

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!