Artikkelforfatter Gaute Hørlyk er partner i Lean Communications og styremedlem i LOGMA. Han er tidligere logistikkdirektør i Optimera og har vunnet NM i logistikk to ganger.

Forklaringer mangler sjelden når man har en slik utvikling, enkelte skylder på byggherrens feil og mangler, andre på entreprenørenes evne til å planlegge og andre igjen peker på manglende helhetstenking i prosjektene. Figuren "Hvor går det galt" under viser et utvalg av de forklaringer vi møter når vi jobber med prosessforbedring i byggeprosjekter.

 

Få tenker «dette burde vi gjøre noe med»

Det som er bemerkelsesverdig er at veldig få tenker «dette burde vi gjøre noe med!». Noen slår seg til ro med at slik har det alltid vært, og dette klarer vi ikke å endre. En annen ting som er påfallende er at årsakene tilsynelatende ligger hos «de andre». For å få oversikt over alle problemene, så må vi strukturere det, for eksempel ved hjelp av et enkelt fiskebensdiagram.

 

Hvor går det galt? Figuren viser et utvalg av de forklaringer vi møter når vi jobber med prosessforbedring i byggeprosjekter. Kilde: Lean Communications

LOGMA

LOGMAs formål er å arbeide for en generell heving av logistikkompetanse innen norsk næringsliv og offentlig forvaltning.

LOGMA er et nettverk av og for medlemsbedriftene hvor faglig interesserte medarbeidere ønsker utveksling av logistikkompetanse i hele verdikjeden.

LOGMA initierer og gjennomfører aktiviteter som møter hos medlemsbedrifter, temagrupper, faglige konferanser og symposier.

LOGMA er en frittstående og politisk uavhengig organisasjon. Alle bedrifter innen industri, handel, transport, tjenester, forskning, rådgivning og undervisning kan være medlem, og hver bedrift kan ha flere kontaktpersoner.

Alle kontaktpersonene får direkte tilsendt materiell om aktiviteter i regi av LOGMA og andre relevante arrangementer.

For nærmere opplysninger se www.logma.no

Redaktør for LOGMA-sidene i Logistikk & Ledelse er Øyvind Engen.

 

Fem hovedområder

Da utpeker det seg fem områder, som man kan gjøre noe med. De fem hovedområdene er:

  • Planlegging i prosjekt
  • kompetanse
  • erfaringsoverføring
  • samhandling
  • omgivelser

 

Dersom man ønsker seg et annet resultat enten i form av økt produktivitet eller annet, så må man endre måten å arbeide på. Logistikere er vant til å tenke i prosesser, for å se hvordan delprosesser henger sammen og om aktivitetene etter hverandre er logiske. Også i byggebransjen er det slik at det er i prosessene endringene må foretas, dersom resultatet skal bli annerledes.

Fokus er ofte på selve resultatene, og som regel mangler man ikke målinger av produktivitetstall, HMS, kvalitet, servicegrad osv. Hvordan man setter opp selve prosessen er avhengig av mange ulike forhold; hvilket kompetansenivå har man i organisasjonen, hvordan er bedriftskulturen, hva er nivået på lederskapet, og sist men ikke minst hvilke vaner har man fra før.

Følg resultatene nøye, men gjør endringene i prosessen. For bedre resultater kan ikke bestilles og varige endringer i atferd kommer ikke av seg selv.

 

Komplisert verdikjede med mange aktører

Tilbake til byggebransjen, det er en sektor som har hatt sviktende produktivitet over flere år, og i tillegg lav lønnsomhet hos de fleste aktørene. Til byggebransjens forsvar må man legge til at et byggeprosjekt har en komplisert verdikjede med mange aktører. I tillegg tar det tid for alle involverte parter å bli kjent og å bygge tillit, slik at man kan arbeide sammen med å bygge et prosjekt opp helt fra bunnen av, gjennomføre byggeprosjektet – for så å gå videre til neste prosjekt. Uansett, det skulle være god grunn til å se om man kan jobbe på en annen måte som øker produktiviteten. Forskning viser også at mer enn 40% av arbeidstiden benyttes til ikke-verdiskapende aktiviteter på et byggeprosjekt (Kilde: Trimmet byggeri, Berthilsen 2003). Eksempler på dette er venting på avklaring og materialer, byggefeil, leting etter verktøy og utstyr, unødvendige transporter og ineffektive prosesser. I tillegg bruker faglærte arbeidere for mye av arbeidstiden til å få materialene til det stedet det skal brukes.

 

Et enkelt fiskebensdiagram gir oversikt over alle problemene. Kilde: Lean Communications

Også i byggebransjen er det slik at det er i prosessene endringene må foretas, dersom resultatet skal bli annerledes. Kilde: Lean Communications

Logistikk kan spille en avgjørende rolle

Heldigvis finnes det en del som tenker annerledes.

Og, det er akkurat her logistikk kan spille en avgjørende rolle, for å bidra til forbedringer i en bransje som trenger det. En av Norges aller største byggherrer har virkelig tatt tak i dette. De har hatt flere prosjekter som har fokusert på detaljert planlegging, orden og ryddighet på prosjektet, god kommunikasjon mellom alle involverte parter, klare roller og ansvar samt gode prosesser. Nå har de tatt enda et steg videre, og ser på hvordan logistikk på byggeplass kan benyttes for å fremme produktiviteten enda mer. På ett konkret prosjekt i Bergen har de kommet frem til fire fokusområder:

 

1. Planlegging og samhandling

Detaljert planlegging for alle fag, hvor man lager «produksjonslinjer» for hvert fag slik at de får jobbe uforstyrret og alt er klart når de skal bevege seg videre. Planleggingen involverer formenn/baser slik at planen i seg selv blir så god som mulig, men også at forpliktelsen til å holde planen er sterk. Når denne planleggingen gjøres sitter alle fag sammen, slik at man kommer frem til løsninger som er til det beste for prosjektet. Denne planen danner utgangspunktet for innkjøpsplanen som sikrer at materialer kommer til rett tid og rett sted. Når leverandører er valgt, holdes de godt informert om fremtidige behov slik at de kan optimalisere sin egen verdikjede. Med produksjonsplan og innkjøpsplan på plass kan man starte planleggingen av inngående logistikk. I praksis kan man få materialbehovet for de neste dagene for et fag, levert på den plassen det skal brukes. En kan også bruke et eget firma som sørger for flytting av materialer på byggeplassen, slik at materialene kommer til håndverkerne, og ikke motsatt.

 

2. Kommunikasjon/transparens

I et byggeprosjekt er det mange personer fra ulike firmaer samlet, dette stiller store krav til god kommunikasjon. Over tid har man sett at det er veldig effektiv å kommunisere ved bruk av tavler (visuell styring). På tavlene kommuniserer man hva som skal gjøres hvor, gjerne ved ulike farger for de ulike fagene og hvor de skal jobbe. Sikkerhet er også et tema på disse tavlene. God kommunikasjon praktiseres også gjennom en effektiv møtestruktur, slik som faste planoppfølgingsmøter. Her følger man opp hva som var planlagt utført, og hva som ble det faktiske resultatet. Tiltak skrives opp på tavlen sammen med hvem som har ansvar for å utføre det innen en tidsfrist. For å kunne ta raske avgjørelser må man ha klart definerte roller og ansvar i prosjektet.

 

3. Kontroll og KPI

God planlegging må følges opp for å skape skikkelig verdi. I tillegg må man alltid være åpen for at ting kan gjøres på en enda bedre måte. Slike forbedringsforslag kommer ofte sammen med oppfølging av nøkkeltall (KPI´er). Dersom man begynner å skli i forhold til planen vil man hurtig oppdage det, og kan sette inn korrigerende tiltak. Måling av nøkkeltall gjøres tilgjengelig for alle på prosjektet, slik at alle vet hvordan man ligger an og kan gi innspill til ytterligere forbedringer.

 

4. Kompetanse

Skal man gjøre ting annerledes så må man forstå hvorfor. Dette er en annerledes måte å jobbe på enn det mange er vant til fra tidligere, og da må man få opplæring i hva man skal gjøre og hvorfor, samt å få øve seg på ny måte å jobbe på. Heldigvis opplever der fleste at dette er sunn fornuft satt i system, og et tankesett som er forståelig. Noe mer spesialisert kunnskap rundt logistikk og innkjøp vil ofte være nødvendig.

 

Med fokus på disse 4 hovedområdene med gode tiltak, er rammene for en effektiv logistikk på byggeplass til stede. Helt konkret har byggherren satt et konkret mål som er at entreprenørene skal spare 10-15% på mer effektiv logistikk som baserer seg på en forankret og detaljert fremdriftsplan. Resultatvinnere er alle aktørene i prosjektet, ved at de skaper en struktur som fører til økt grad av planlegging som er en forutsetning for god logistikk. Dette vil gi et positivt press på leverandører, grossister og byggfag, men vil føre til økte marginer i hele verdikjeden.

Her er det virkelig en byggherre som tar tak i logistikken, og selv om dette alene ikke er svaret på alle problemene, så vil det i hvert fall bidra positivt. Det er helt sikkert at effektiv logistikk på en byggeplass vil øke produktiviteten.

God planlegging må følges opp for å skape skikkelig verdi. I tillegg må man alltid være åpen for at ting kan gjøres på en enda bedre måte. Slike forbedringsforslag kommer ofte sammen med oppfølging av nøkkeltall (KPI´er). Foto: Henning Ivarson

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!