Systemarkitekt, Erik Herje, klar for kundebesøk. I Avento er han ansvarlig for SharePoint-avdelingen. Han er også toppsertifisert innen administrasjon og forvaltning av plattformen, og jobber mye med forretningsutvikling i grensesnittet mot IT. Foto: Nils Erik Langva

Avento har utviklet et helt nytt tillegg til SharePoint, med produktnavnet Briva. Systemet består av moduler for CRM, prosjekthåndtering, intranett, person- og kompetansesøk, ressurshåndtering, kvalitetssystem, dokumenthåndtering, helpdesk, søkesenter og anleggsregister.

Med den menneskelige dimensjonen mener de at de som IT-selskap må involvere seg på en mye bedre måte når det gjelder brukermotivasjon og medvirkning under implementering av dataverktøyer. Avento har laget sine egne rutiner i den sammenheng.

Både Herje og Eliassen innrømmer at til og med Avento kom noe til kort overfor SharePoint i sin tid:

– Selv med huset fullt av dataspesialister, medgir de.

 

Avlet i nød

Av dette kan man anta at produktet ble avlet i nød.

– Kundeønsker var også med på å dytte i riktig retning, sier de.

Utenfor lokalmiljøet gjorde selskapet seg bemerket da de i 2009 landet en høytflyvende kontrakt med SAS, for blant annet teknisk overvåkning av alle selskapets flydeler og lager over hele verden (TMS – Tools Management System). Avento har siden vært involvert i et stort dokumentasjonsprosjekt av vedlikeholdsinstruksjoner (MIMS – Maintenance Instruction Management System). Oppfølging av kontrakten har tatt av også i den forstand at Avento nå drifter og forvalter flere driftskritiske systemer. De har dessuten fulltidsutleide konsulenter for kunden.

 

Menneskelig dimensjon

Men altså, den menneskelige dimensjon.

Er fravær av den kanskje en av forklaringene på at den gamle notisblokka, og papirhaugene på kontoret, lever uanstrengt videre? Side ved side med villniset av mapper på pc-en og i arkivskap, som mangler enhver forbindelse med, eller lenke til, hverandre? Og endatil er mer uoversiktlig enn handlelista til jul, med innhold som bare har arkeologisk interesse. Nettopp fordi så mange datasystemer mangler den såkalt menneskelige dimensjon, trass sine flekkfrie grensesnitt, og eksalterte pr-presentasjoner?

 

For ofte

Man får anta at heller ikke programvareleverandører kan sveve i tåket uvitenhet om en gjenganger på ryktebørsen, der man mener å vite, at alternative og egne systemer vanligvis er etablerte hos ansatte allerede før implementering av ny programvare er bragt til ende. Også i dag, også i store virksomheter, som oppfatter seg som moderne og teknologiledende.

– Notatblokka, for å kommentere det først, den kan du bare kaste. Når du er på alle plattformer med SharePoint og vår tilpasning, så har du det du trenger, sier Eliassen.

– Hvor ofte opplever dere akutt eller kronisk datalammelse i næringslivet på grunn av egenskaper ved datasystemene?

– Vi ser den slags alt for ofte. Forleden tok vi for oss mappestrukturen hos en potensiell kunde, plukket ut en mappe, og spurte lederen hvor mange filer som kunne ligge der. Svaret var fire. Virkeligheten var tusen.

Og eksemplene du bruker ser skrekkelige ut på trykk, men beskriver i prinsippet ganske vanlige scenarier, den dag i dag.

 

Ikke personlig

– Hvorfor er det slik ennå? "Hvi skrider menneskeheden saa langsomt frem?", spurte jo Henrik Wergeland også. I dikts form riktignok, men likevel oppgitt?

– Mye ligger på ubegrunnet frykt, som skaper manglende motivasjon. Derfor anser ofte de ansatte kommunikasjon og personlig informasjon, som en personlig greie, rett og slett for å beskytte seg. Når selgere eller montører er i felten vil de ofte anse registreringer som overvåking.

Først og fremst er det dårlig ledelse å forsøke og operere som overvåkere. Dernest er det utillatelig fordi firmaet da ikke bruker et system som Briva til formålet som ligger i hele designet, nemlig bedre generering av lønnsomhet på de enkelte tjenester og oppgaver som utføres.

Bedriften må eie kommunikasjonen og informasjonen. Men hensikten er å bruke den til forretningsutvikling.

Hvis man ikke får til eierskap til nye systemer hos den enkelte, så er løpet kanskje kjørt, uansett hvor godt dataverktøyet er. For å skape den nødvendige trygghet og opplevelse av dette, tenker vi mer og mer prosess for brukerne, slik at de får egeninteresse i å ta systemene i bruk. Denne problematikken er med allerede i salgsprosessen for vår del.

 

Her sitter en del av staben. I første rekke fra venstre: Joakim Andersen, Stian Godø, Frank Hessen og Torill Standal Eliassen. I sofaen bak fra venstre: Steffen Brandtzæg, Anders Beite, Maya Glimsdal, Christian Hormazabal, Andreas Dahl og Øystein Kalvø Stephansen. Foto: Nils Erik Langva

Gaselle fire ganger

Avento betegner seg selv som nordvestlandets største kompetansemiljø på systemutvikling basert på Microsoft teknologi. Selskapet er blitt gasellebedrift fire ganger, og har vært to ganger på den prestisjefylte Technology Fast 50, listen over Norges 50 raskest voksende teknologibedrifter.

Avento er Microsoft Gold Partner og de fleste av firmaets løsninger er basert på .NET, MS SharePoint, Avento CMS eller deres egenutviklede rammeverk for systemprosjekter.

Avento leverer rådgivning, systemutvikling og driftstjenester. Kundeporteføljen er spredt over hele Norge, deler av Sverige, og inneholder alt fra mindre virksomheter til internasjonale konsern.

Selskapet gjennomfører prosjekter av ulik størrelse innenfor strategisk rådgivning, utvikling av IT-systemer og drift/forvaltning av disse.

Gjennom målbevisst satsing på dyktige medarbeidere, godt arbeidsmiljø og fornøyde kunder, har selskapet de siste årene hatt en jevn vekst og opparbeidet seg et bredt kundegrunnlag.

 

Søkefunksjon

– Hva er det med Briva som avhjelper alt dette, hvordan skiller Avento seg ut, slik dere ser det?

– Vi har intern kompetanse på grensesnittet mellom presentasjon av data på en hensiktsmessig måte (CMS), håndtering av informasjon i SharePoint, og forretningskompetanse som omdanner utfordringer i organisasjoner til effektive IT-løsninger. Dette resulterer i et brukervennlig og intuitivt produkt.

Et par konkrete eksempler; vi har utviklet søkefunksjonen i alle deler av Briva, slik at det fungerer som når man går inn på Finn. Søkene raffineres på samme vis, på en intuitiv måte som brukerne antagelig er vante med fra privatsfæren sin.

Når prosjektene bygges opp så har vi en ganske fin funksjon i lagringen av dokumenter og alt annet i et prosjekt, ved at hva som er lagret er viktigere enn hvor. Man slipper å huske lange lagringsbaner, men kan gå rett på nøkkelord eller prosjektnavn, og får opp alle relevant informasjon.

Vi har grublet lenge på nettopp dette med det private aspektet når det kommer i til e-post. I dag ligger dette i personlige mapper eller en overfylt innboks hos hver enkelt. For de andre i prosjektet er viktige mailer rett og slett ikke eksisterende. Der har vi bygd inn en lagringsfunksjon, som legger den tilgjengelig for alle innenfor ett eller flere prosjekter, der det er relevant. Mailen kan også forsynes med navn på nøkkelpersoner og annen fremdriftskritisk informasjon, som er søkbart for alle, på tvers av alle moduler.

 

Ut av boksen

– Men rett skal være rett. Svært mye kan gjøres rett ut av boksen med SharePoint, sier Herje.

– At mulighetene er tallrike betyr også at muligheten er stor for at brukerne går seg fullstendig bort når de tar i bruk SharePoint, sier han. Herje mener at alt for mange påføres dataskrekk når de stilles overfor aldeles ubegripelig mange valgene som kan gjøres i rammeverket – med for mange komplekse muligheter.

 

Gir opp

– Vi ser noe av det samme også når det gjelder SAP, sier han videre.

– Generelt oppleves at brukerterskelen er alt for høy i de mest brukte programmene. Mange, som gleder seg til å ta i bruk nyinnkjøpt hyllevare beskriver læreprosessen som et mareritt, sier Eliassen og Herje:

– Vår hensikt her er ikke å le høyt og støyende av alle de inkompetente databrukerne. Vi har vært der selv. Det er bare å innrømme at første møte med SharePoint var en forvirringens tid.

Erfaringene har lært oss at salget av programvare på langt nær er hele jobben vi skal gjøre. Tillitsskapende virksomhet blant de ansatte hos kunden fremstår som bare mer og mer viktig. For vår del har vi derfor gått vekk fra å definere salget som det markedsavdelingen eller dataingeniørene våre foretar seg hos kundene.

For selgere finnes det mange av i IT-bransjen. "Fødselshjelpere" for implementeringen støter man ikke på riktig så ofte. Men det forsøker vi å være. Når salg og intern motivering hos kunden er klar, så må vi ha klinkende klart for oss at implementeringen, og at rutinene for at den skal bli vellykket, er aller viktigst. Enn så lenge er ikke noe datasystem i stand til å ta vare på mennesket og brukermotivasjonen dersom ikke vi sørger for det.

– Nå kan notatblokka kastes, fastslår Torill Standal Eliassen. Foto: Nils Erik Langva

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!