De 3 første S-ene (Sortere, Systematisere, Skinne) er faktisk ganske enkle å gjennomføre. Det vanskelige er å sikre at standarden etterleves.

Marny Østreng Unnli

5S står for Sortere, Systematisere, Skinne, Standardisere og Sikre og er én av mange virkningsfulle metoder i verktøykassen for å bygge en Lean-virksomhet med fokus på kontinuerlig forbedring. © Colourbox

Har du opplevd å lete etter varer, verktøy, utstyr og materiell? Har du tenkt på hvor mange skritt du har gått for å finne det du trenger for å gjøre jobben din? Hvor mange skritt går du hver dag? Uke? Måned? Hva om alle ansatte gjør dette? Hvis man begynner å regne på dette, så kan det i større virksomheter være flere årsverk som kan gjøre mer nyttige aktiviteter enn å bruke tiden på unødvendig gåing.

Har du noen gang gjort et unødvendig innkjøp av materiell? Kanskje finnes materiellet allerede på arbeidsplassen, men du har ikke tid eller aner ikke hvor du skal begynne å lete. Når man mangler oversikt over materiell, så har det flere konsekvenser. Den meste alvorlige er at man ikke har oversikt over lagerkapitalen. Manglende 5S kan også føre til ekstra kostnader til lagerhold, ukurante varer, skader på varer og innkjøp av varer som virksomheten egentlig ikke trenger.

 

Mange kostnadsbesparende effekter

Dette er noen eksempler på sløsing. Sløsing er aktiviteter som forbruker ressurser, tid og påvirker miljøet negativt. Med Lean skal vi skape merverdi for kunden og sløsing er ikke kunden villig til å betale for. Med 5S kan mange kostnadsbesparende effekter oppnås ganske enkelt. Metoden bidrar til å utvikle en ryddig og oversiktlig arbeidsplass som angriper sløsing og ikke minst synliggjør avvik. 5S støtter også HMS og bidrar til et bedre arbeidsmiljø. Medarbeiderne involveres i 5S-arbeidet. Når de får medbestemmelse i forbedringer, skaper dette bedre og raskere forankring. Medarbeiderinvolvering er en investering som bidrar til personlig utvikling og motivasjon som igjen gir økt effektivitet.

 

Universell metode

Mange tror at 5S kun er relevant på arbeidsområder som lager, verkstedet og i produksjonen. Metoden fungerer ypperlig på disse lokasjonene, men en fullverdig Lean-virksomhet implementerer 5S på alle arbeidsområder i alle avdelinger på alle nivåer. 5S setter en standard som reflekterer profesjonalitet og bidrar til bedre flyteffektivitet for alle medarbeidere. Metoden er universell og fungerer uansett bransje. Ved å arbeide målrettet med 5S, gir dette gevinster for kunden fordi du kan levere raskere med bedre kvalitet.

5S bidrar til økt kvalitet ved at lekkasjer og avvik blir lettere synlig. Forestill deg et produksjonslokale med et skinnende rent gulv. Hvis det har falt ned en del på gulvet under produksjonen, blir denne lettere synlig sammenlignet med et møkkete og rotete gulv. På den måten kan man undersøke hvor delen hører til. Kanskje hører den til et produkt som er på vei ut døren til kunden? Eller kanskje den hører til produserende maskin? Når slike situasjoner oppstår, kan man finne løsninger kjapt. Det kan bety forskjellen mellom 100 % kvalitet på et produkt eller et produkt med kvalitetsbrist som gir misfornøyde kunder.

 

5S i praksis hos Syklus

Syklus – også kjent som Norsk Glassgjenvinning og Norsk Metallgjenvinning – startet sitt Lean 5S-prosjekt på vårparten i år. Målet med 5S på Syklus er å få en oversiktlig og ryddig arbeidsplass som skal gi økt flyt, en bedre hverdag for medarbeiderne og økt kostnadseffektivitet. De har kommet godt i gang med 5S og har startet arbeidet på lager og verksted. De skal jobbe videre med prosjektet ut året og etter hvert rulle ut metoden i hele virksomheten. Prosjektet gjennomføres i samarbeid med Madisa Consulting AS og Gunnar Andersson, førsteamanuensis Industriell Innovasjon på Høgskolen i Østfold (HiØ).

Syklus samler hvert år inn over 80.000 tonn glass- og metallemballasje i samarbeid med kommunene og de interkommunale selskapene (IKS). Resirkulert glass brukes som råstoff til blant annet Glasopor skumglass. Glasopor skumglass er et unikt materiale som benyttes til lettfylling i vei og anlegg, og har svært gode isolerende og drenerende egenskaper.

Espen Sandsdalen leder et anlegg for sortering av råstoff fra glass- og metallemballasje på Onsøy utenfor Fredrikstad. På spørsmål om bakgrunnen for at Syklus startet med Lean 5S, svarer han:

– Skal vi respektere dagens krav til HMS for egne ansatte, effektivitet i produksjonen samt å organisere arbeidsplassen som interessant for eventuell ny rekruttering, må vi løfte oss tilsvarende. Lean-tankesettet passer meget godt inn i vår streben etter modernisering og konkurransedyktighet.

– Hva slags effekter forventer dere å oppnå med 5S på kort og lang sikt?

– På lager og verksted vil vi på kort sikt oppnå bedre oversikter over verktøy, deler og forbruksmateriell med 5S. Dette vil umiddelbart gi mindre «tidstyveri» og sannsynligvis klokere innkjøp. På lengre sikt vil effekten av etablerte 5S-områder smitte over til nye områder og etter hvert omfatte hele bedriften. Det å kunne opprettholde ønsket standard krever kunnskap, læringsteknikker og personlig engasjement. Det vil vi over tid lykkes med, sier Sandsdalen.

– Hvordan har Madisa Consulting og Høgskolen i Østfold bidratt i prosjektet?

– De har med stort engasjement og smittende entusiasme bidratt til at vi har fått en god start. Nå er det litt opp til oss selv å dra lasset videre.

5S Før- og etterbilder hos Syklus. Det gjenstår fortsatt arbeid, men bedriften er godt på vei til en god 5S-standard. © Syklus (t.v.) og Madisa Consulting

Svart belte i lean

Artikkelforfatter Marny Østreng Unnli er Lean-entusiast, sertifisert Lean Black belt og daglig leder i Madisa Consulting AS. Hun har en bachelor i Business Administration fra BGSU i USA og lang operasjonell ledererfaring fra internasjonale selskaper. Som tidligere norgesmester og amerikansk universitetsmester i turn, er hun en lagspiller og stiller strenge krav til å levere beste kvalitet i hennes målrettede arbeid.

Madisa Consulting AS tilbyr Lean rådgivning, kurs, sertifiseringer og foredrag til private og offentlige virksomheter. Selskapet er opptatt av resultater og hevder å gi virksomheter økt lønnsomhet, mer fornøyde kunder og økt arbeidsglede.

Selskapet har utviklet et eget Lean resultatforbedringsprogram som er en strukturert arbeidsmetodikk for Lean implementering. Med Lean sertifiseringsprogrammet får du Lean gult, grønt eller svart belte sertifisering. Med Lean svart belte sertifisering blir du også Lean Manager MC. Kursdeltagere fra blant annet Tine, Kongsberg Maritime og Statoil Fuel and Retail anbefaler Madisa som kursleverandør med 5,5 av 6 poeng på evalueringer. Både resultatforbedringsprogrammet og Lean kursene kan skreddersys for å maksimere resultatene.

 

 

Seks Lean-tips til å komme i gang med 5S-arbeidet:

1. Sett en målsetting for 5S og kommuniser målet til medarbeiderne

Definer en målsetning som reflekterer din virksomhets visjon og strategi. Målet bør være tidsatt, utfordrende, realiserbart, målbart, akseptert og tydelig (TURMAT). Når målet er bestemt, bør dette videreformidles til de som blir berørt av gjennomføringen. Gjennom en kickoff skapes entusiasme og motivasjon til å gjennomføre arbeidet. Involvering av medarbeidere er grunnleggende for å lykkes med Lean og 5S. Medarbeiderne er ditt konkurransefortrinn og de vet best hvor skoen trykker i det daglige arbeidet.

 

2. Start 5S-arbeidet på ett arbeidsområde før det rulles ut i resten av virksomheten

Velg et arbeidsområde som blir frekvent benyttet av mange medarbeidere på arbeidsplassen. Når kollegaer får se og føle på effektene av 5S-arbeidet vil dette skape en kjede-reaksjon hvor flere vil gjennomføre 5S. Fortsett deretter i neste avdeling og resten av virksomheten. 5S er som med alt Lean-arbeid, en kontinuerlig prosess som stadig utvikles og forbedres.

 

3. Gi opplæring til involverte medarbeidere

Alle som jobber med 5S, må også vite hva Lean og 5S faktisk er og hvordan dette vil påvirke deres arbeidshverdag. Bruk Lean-spill, diskusjoner, mange visuelle eksempler og teori for å gjøre undervisningen givende. 5S-metoden flettes sammen med mange andre Lean-metoder som f.eks. tavlemøter og kanban.

 

4. Lag fremdriftsplan for hver S

5S høres enkelt ut, men det kan være utfordrende å sette av nok tid til å gjennomføre dette. Arbeidet kommer ofte i tillegg til vanlig drift. Sett av nok tid til å jobbe med hver S og legg til litt ekstra.

Lag en tydelig plan for alle aktiviteter som skal utføres innen hver S. Husk å være tydelig på når arbeidet skal gjøres og hvem som er ansvarlig. La de involverte medarbeideren få lov til å være med på å sette tidsfrister slik at arbeidet oppfattes som overkommelig og givende.

 

5. Dokumenter nåsituasjon

Det visuelle er i fokus med 5S og det skal være lett synlig for det utrente øyet at arbeidsområdet har vært gjennom en 5S-runde. Det er lett å glemme hvordan arbeidsområdet så ut, kanskje fordi man ikke vil huske. Men, det er viktig å synliggjøre progresjonen. Det er få ting som synliggjør forbedringer tydeligere enn å sammenligne før og etter bilder. Noen velger å henge opp bildene som en påminnelse på hvordan situasjonen var før for å unngå og skli tilbake til gamle vaner.

 

6. Gjennomfør forbedringer og feire progresjonen

Målet er satt, teamet er motivert, planen er bestemt og situasjonen er dokumentert. Tiden er inne for å starte moroa med det fysiske arbeidet. Identifiser unødvendig saker og fjern det i sorteringsfasen. I systematiseringsfasen plasseres saker nær bruksområdet og antallet begrenses. Arbeidsområdet settes i god stand og rutiner lages for å holde det ryddig og rent i skinne-fasen. Standardiser ved å etablere en klar visuell permanent løsning. Synliggjør standarden for å få avvik og problemer løst. Arbeid i henhold til standeren og utfør jevnlige revisjoner for forbedringer i sikre-fasen. Underveis er det viktig å feire fremdriften for å holde motivasjonen oppe.

 

Kontinuerlig forbedring

Lean er en driftsstrategi der du engasjerer teamet ditt til å skape flyteffektivitet for kunden og som gir resultater på bunnlinjen. De 3 første S-ene (Sortere, Systematisere, Skinne) er faktisk ganske enkle å gjennomføre. Det vanskelige er å sikre at standarden etterleves. Arbeidsområdet skal skinne før man går hjem fra jobben, hver eneste dag! 5S er én av mange virkningsfulle metoder i verktøykassen for å bygge en Lean-virksomhet med fokus på kontinuerlig forbedring.

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!