NORMAL FOLKESKIKK: Eva Bjerrum, forsknings- og innovsjonssjef hos New Ways of Working lab ved Alexandra Instituttet i Danmark, mener at det kreves vanlige regler og uskrevne regler for at et kontorlandskap skal fungere optimalt.

NORMAL FOLKESKIKK: Eva Bjerrum, forsknings- og innovsjonssjef hos New Ways of Working lab ved Alexandra Instituttet i Danmark, mener at det kreves vanlige regler og uskrevne regler for at et kontorlandskap skal fungere optimalt. © Alexandra Instituttet.

Ideen om kontorlandskap

Ideen om fordelene med åpne kontorlandskap har eksister lenge og ble lansert i Europa så tidlig som på 1950-tallet av Eberhardt og Wolfgang Schnelle i Team Quickbortner under betegnelsen Bürolandshaft.

Hovedtanken var at bortfall av fysiske barrierer skulle føre til økt sosial interaksjon, bedre arbeidsflyt, større sosial likhet i bedriften og redusert hierarkisk struktur.

Ideene ble godt motatt og åpne kontorløsninger var på sitt mest populære mot slutten av 1970-tallet.

Utover på 1980-tallet skjer det en endring og spesielt i Nord-Europa overtar cellekontoret nesten fullstendig. Hvorfor dette skjer, er ikke så lett å forklare, men fokusert på brukermedvirkning og sosial likhet i denne regionen har vært dratt fram som en vitktig faktor.

(Kilde: "Åpne kontorlandskap: en litteraturgjennomgang" av Knut Inge Fostervold, 2009.)

Å jobbe i åpent kontorlandskap er stadig omdiskutert.

Det finnes mange positive sider ved å sitte slik på jobb, men det kan for mange også føles stressende og forstyrrende å måtte jobbe på denne måten.

De fleste av oss har sosiale antenner, men det er lett å glemme seg i kontorlandskapet.

Og av og til skal det ikke mye til før man irriterer på seg en kollega eller tre.

Uskrevne regler

Eva Bjerrum, forsknings- og innovasjonssjef hos New Ways of Working lab ved Alexandra Instituttet i Danmark, forteller at det er flere regler som er standard i kontorlandskap.

- Standardreglene er som oftest regler som handler om å ta hensyn til hverandre. For eksempel: tenk før du snakker høyt, sier Bjerrum til Kvinneguiden.

Hun mener at man generelt kan si at disse reglene er utformet av de som helst vil sitte på eget kontor men som ikke har mulighet til det.

- Det er lyd på jobb når man har et møte eller snakker i telefonen. Og reglene gir en hemmet atferd både arbeidsmessig og sosialt, og fremmer således ikke trivsel, sier Bjerrum videre.

Eksperten mener at det selvsagt eksisterer en rekke uskrevne regler i et kontorlandskap, men noen er viktigere enn andre:

- Å ha en samtale som starter med et enkelt spørsmål men som plutselig utvikler seg til et møte i landskapet, eller det å ha veldig lange telefonsamtaler og snakke høyt, er ikke akseptabelt. Da er den uskrevne regelen at man skal trekke ut av arbeidsrommet og gjøre seg ferdig et annet sted, dette er jo også å ta alminnelig hensyn til de andre.

Fordeler og ulemper

Det er en grunn til at mange bedrifter velger å benytte seg av åpne kontorlandskap.

Tor Erik Vigran, professor em. Gruppe for akustikk ved Institutt for elektronikk og telekommunikasjon ved NTNU, har tidligere uttalt til Kvinneguiden at han først og fremst tror at bedrifter velger å danne et slikt arbeidsmiljø på grunn av økonomi.

- Jeg tror at ideen bak kontorlandskap var, og er, grunnet i økonomi, ikke for å skape bedre arbeidsforhold, sier Vigran.

Professoren mener at det er høyst inviduelt om man passer til å jobbe i et kontorlandskap eller ikke, og dessuten avhengig av type jobb.

- Løsningen her er, etter min mening, å kombinere landskap med cellekontorer som tilbud til dem som ikke greier å konsentrere seg i landskap. Tilknyttede møterom hvor flere kan komme sammen for diskusjon er et must, da dette normalt er problematisk i et landskap, sier professoren videre.

Bjerrum mener at fordelen med kontorlandskap er at mange er tilgjendelig for kollegene man skal ha en faglig og sosial sparring med.

- Men hvis kontorlandskapet kun består av et landskap og ikke har et fordypelsesrom, lesesal, telefonrom eller prosjektrom er det svært vanskelig å jobbe med fordypelsesarbeid, sier hun videre.

Miljøkrav

Ifølge Jan-Peter Ysland, rådgiver i Svartjenesten hos Arbeidstilsynet, er det virksomhetene og deres ansatte selv som skal kunne komme fram til fornuftige løsninger innen de rammene som lov og forskrift oppstiller.

- Dette er også utgangspunktet i arbeidsmiljølovens formålsparagraf, sier Ysland til Kvinneguiden.

- Sitter du i et kontorlandskap og jobber, og lurer på om utformingen av landskapet er forsvarlig å arbeide i, kan du ta en sjekk med Arbeidstilsynets egne krav:

  • Arealkrav i et arbeidslokale skal være stort nok til at arbeidet kan utføres forsvarlig uten at de ansatte blir utsatt for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. Dette jamfør arbeidsmiljøloven paragraf 4-1 og 4-4 jamfør arbeidsplassforskriften paragraf 2-1:
  • Arbeidslokaler og atkomsten til lokaler skal være utformet og innredet med sikte på den virksomheten og de arbeidsplassene som skal finnes i lokalet og ha en tilfredsstillende velferdsmessig standard.
  • Arbeidsplasser skal være dimensjonert, innrettet og tilpasset arbeidets art, arbeidsutstyret og den enkelte arbeidstaker. Gulvarealet skal være så stort at det blir tilstrekkelig fri plass til gode og varierte arbeidsstillinger og bevegelser, og slik at arbeidet og bruk av arbeidsutstyr ikke medfører fare for sikkerhet og helse.

Av kommentarene til forskriften følger blant annet at:

  • Hver arbeidsplass bør ha et gulvareal på minst 6 kvadratmeter. Dette gjelder både enkeltkontor, felleskontor og kontorlandskap. Arealer for atkomst og for fellesfunksjoner kommer i tillegg. Det er alltid nødvendig å vurdere om arbeidsoppgavene kan utføres innenfor det gitte arealet uten at arbeidstakeren blir utsatt for helseskadelig belastning eller fare.
  • Når det gjelder kontorer / landskap må virksomhetene selv vurdere hva som passer driften og arbeidstakerne best.

Her oppstår konfliktene

Anders Imenes, organisasjonspsykolog, forteller at vi mennesker er veldig forskjellig med hensyn til hvordan vi opplever å sitte i åpent kontorlandskap.

- For de som er veldig utadvendte vil det oppleves positivt og stimulerende, for de som er innadvendte vil det oppleves som slitsomt og for stimulerende, sier Imenes til Kvinneguiden,

Psykologen mener derfor at det er viktig at man i åpne kontorlandskap har klare retningslinjer, for eksempel hvor mye samtale som skal tollereres.

- Vår evne til multitasking er svært overdrevet og alle avbrytelser i form av kollegers samtale vil føre til produksjonstap, sier Imenes.

Han forteller videre at konflikter gjerne oppstår i åpne landskap der noen har mye større arbeidsbyrde enn andre og dermed har mer behov for å jobbe målrettet.

- Samtidig er det i Norge lite kultur for å si i fra til kolleger at de bråker for mye. Hvis arbeidsoppgavene er ulike, der det for noen kreves diskusjoner, mens det for andre krever dyp konsentrasjon, blir det åpne landskapet ekstra problematisk, sier psykologen.

PROBLEMATISK: - I Norge er det lite kultur for å si i fra til kollegaer at de bråker for mye. Hvis arbeidsoppgavene er ulike, der det for noen kreves diskusjoner, mens det for andre krever dyp konsentrasjon, blir det åpne landskapet ekstra problematisk, sier Anders Imenes, organisasjonspsykolog.

PROBLEMATISK: - I Norge er det lite kultur for å si i fra til kollegaer at de bråker for mye. Hvis arbeidsoppgavene er ulike, der det for noen kreves diskusjoner, mens det for andre krever dyp konsentrasjon, blir det åpne landskapet ekstra problematisk, sier Anders Imenes, organisasjonspsykolog. © Privat.

Lederens oppgave

Imenes tror at det er viktig at arbeidsgiver tenker gjennom hvilke type arbeid som skal gjøres før åpent kontorlandskap etableres.

- Og hvis åpent kontorlandskap er eneste mulighet, er det viktig at rutinene i landskapet tilpasses ut fra arbeidet som skal gjøres.

- Det er lederens jobb å skape den riktige kulturen i et åpent kontorlandskap for å sørge for at forholdene ligger til rette for størst mulig produktivitet blant alle ansatte. Hvis lederen for eksempel tar seg frihet til å snakke som han eller hun vil i et kontorlandskap som trenger stillhet, vil dette skape presidens og slik senke produktiviteten, og øke stressnivået blant de ansatte.

- For lite er mer frustrerende enn å jobbe mot en stram tidsfrist mens kollegaer bråker rundt deg. Slik vil svak ledelse forsterke utfordringene med det åpne kontorlandskapet, mener Imenes.

Psykologen understreker samtidig at det alltid er mulig å ta individuelle forholdsregler:

- Jeg har selv sittet med dobbelt ørevern som sov i ro og lyddempende hodetelefoner for å kunne jobbe effektivt uten å bli forstyrret av kaoset rundt meg, sier han.

- Ikke for enhver pris

Bjerrum mener at bedrifter bør tenke seg godt om før de velger kontorlandskap som arbeidsmiljø.

- De bør ikke lage til et kontorlandskap for enhver pris. Valget avhenger helt av den strategien virksomheten har, og de arbeidsoppgavene som skal løses.

Samtidig understreker hun at et "kontorlandskap" ikke nødvendigvis er entydig med en størrelse med en fast definisjon.

- Et kontorlandskap på én arbeidsplass kan variere veldig på en annen arbeidsplass med hensyn til antall medarbeidere i rommet, hvor mange forskjellige rom det er, er det god plass, deltar ledelsen, støtter miljøet arbeidsoppgavene, er det gode tekniske løsninger?

- Så for og i mot kontorlandskap gir ikke mening, det avhenger helt av den konkrete arbeidsplassen, sier Bjerrum.

Bryter din arbeidsgiver reglene?

Her er noen av Arbeidstilsynets forvaltingspraksis / krav for åpent kontorlandskap:

  • Den klare hovedregel er 6 kvadratmeter per arbeidsplass.
  • Arealet som beregnes er det faktiske arbeidslokalet, birom og ganger tas ikke med.
  • Det bør i tillegg være stillerom - virksomheten må i samarbeid med de ansatte vurdere plassering og antall rom.
  • Kontorlandskap skaper som regel behov for flere møterom.
  • Streng vurdering av felles møterom og spiserom. Spiserom må ikke være opptatt til møter når det er spisepause eller pause.
  • Fokus på medvirkning og gode prosesser i forkant der det er mulig.
  • Ved avvik fra arealnormen vil det kunne være relevant å se hen til hvor mange arbeidstakere som samtidig vil benytte arbeidsrommet. Det må i slike tilfeller foretas en konkret vurdering av realismen i anført sambruk, og uansett vurderes om arbeidet kan utføres innenfor det gitte areal under hensyn til de arbeidsoppgaver som skal utføres, og uten at arbeidstakeren får en helsemessig belastning.
  • For å oppfylle kravet om dagslys og utsyn bør ingen faste arbeidsplasser ligge mer enn 10 meter fra vindu. Kompenserende tiltak i forhold til dagslys kan vurderes.

(Kilde: Arbeidstilsynet)

Les også:

- Flørting på jobb er viktig

Hvor mye jobber du egentlig på jobb?

Så lett får du drømmejobben

Les hele saken

Inger-Lise Kvås, redaksjonsjef

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep og sjikane og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!